AV-Anlagen in Besprechungsräumen: Verwaltung und Wartung

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland hat die Verlagerung auf hybrides Konferieren seit 2020 stark an Fahrt gewonnen. Die AVIXA (Audiovisual and Integrated Experience Association) publiziert Normen für AV-Design, die auch in deutschen Projekten angewendet werden. Die VDE-Normen und DIN EN 60065 regeln sicherheitstechnische Anforderungen an AV-Geräte. Bei vielen deutschen Organisationen ist die Verwaltung von AV-Technik eine geteilte Verantwortung zwischen FM und IT. DGUV-Vorschriften und Arbeitsstättenrichtlinien (ASR A3.4) stellen Anforderungen an Beleuchtung und Sichtbedingungen, die für Besprechungsräume mit AV-Nutzung relevant sind.

Schlüsselbegriffe

AV-Anlage

Audiovisuelles System in einem Besprechungsraum, bestehend aus Bildschirm, Kamera, Mikrofonen, Lautsprechern und Steuereinheit.

BYOD-Anschluss

Bring Your Own Device: Möglichkeit, ein eigenes Laptop drahtlos oder per Kabel mit dem AV-System zu verbinden.

Raumsystem

Fest installiertes Videokonferenzsystem, das als dediziertes Gerät im Besprechungsraum vorhanden ist.

Präventive Wartung

Geplante Wartung von AV-Geräten zur Störungsvermeidung, wie Firmware-Updates und Inspektion.

Uptime-Prozentsatz

Prozentsatz der Zeit, in der die AV-Anlage verfügbar und funktionsfähig ist; KPI für Zuverlässigkeit.

Anwendung in der Praxis

Die Grundlage guten AV-Managements ist Standardisierung. Definieren Sie zwei bis drei Standardkonfigurationen: ein Basisset für kleine Räume (Bildschirm, Soundbar, Webcam), ein erweitertes Set für mittelgroße Räume (Bildschirm, Deckenmikrofon, Kamera mit Tracking, Controller) und ein Premium-Set für den Boardroom (Doppelbildschirm, mehrere Kameras, Ceiling-Array-Mikrofon). Standardisierung vereinfacht Wartung, Austausch und Nutzerschulung.

Planen Sie präventive Wartung monatlich. Prüfen Sie Firmware-Versionen, testen Sie alle Verbindungen, reinigen Sie Linsen und Mikrofone und tauschen Sie Verschleißteile aus. Führen Sie ein Protokollbuch je Raum. Schließen Sie einen SLA mit dem Lieferanten über Reaktionszeiten bei Störungen ab: vier Stunden für den Boardroom, acht Stunden für Standardräume.

Beziehen Sie Nutzer in das Design ein. Testen Sie Prototypkonfigurationen mit Teams, die täglich hybrid konferieren, und nehmen Sie deren Feedback auf, bevor Sie ausrollen. Die größte Frustration ist nicht mangelnde Technologie, sondern schlechte Audioqualität: Teilnehmende aus der Ferne, die nicht verständlich sind. Investieren Sie daher zuerst in gute Mikrofone und Raumakustik, erst dann in große Bildschirme.