Besprechungsraum-Buchungssysteme: Vergleich und Auswahl

Deutsche Rahmenbedingungen

Der deutsche Markt bietet spezialisierte Lösungen wie Condeco, Robin, Planon, Workplace und regionale Anbieter, neben Besprechungsraum-Modulen in umfassenderen CAFM-Plattformen. Microsoft Places integriert Raumbuchung in Microsoft 365. Für Bundesbehörden gelten die Vergabevorschriften und die BSI-Grundschutzanforderungen (BSI IT-Grundschutz). Die DSGVO stellt Anforderungen an die Verarbeitung von Buchungsdaten. Die GEFMA 410 gibt Empfehlungen zu CAFM-Systemen, die auch Raumbuchungsfunktionalitäten abdecken.

Schlüsselbegriffe

Buchungssystem

Software, mit der Besprechungsräume gebucht, geändert und storniert werden können, mit Echtzeit-Verfügbarkeit.

Türpanel

Display am Eingang eines Besprechungsraums, das aktuelle und kommende Reservierungen anzeigt.

Auto-Release

Automatische Freigabe einer Reservierung nach einer eingestellten Wartezeit, wenn niemand eingecheckt hat.

Catering-Integration

Möglichkeit, bei der Buchung direkt Catering zu bestellen, weitergeleitet an den Catering-Service.

Belegungsberichterstattung

Übersichten und Dashboards, die zeigen, wie oft und wie lange Besprechungsräume genutzt werden.

Anwendung in der Praxis

Beginnen Sie mit der Anforderungsermittlung. Die Basisfunktionalität umfasst Kalenderintegration (Microsoft 365 oder Google Workspace), Echtzeit-Verfügbarkeit, Auto-Release und Berichterstattung. Darüber hinaus sind Türpanels, Catering-Integration und Anbindung an das Gebäudemanagementsystem häufig nachgefragte Optionen.

Vergleichen Sie Systeme nach fünf Kriterien. Erstens die Benutzererfahrung: Wie viele Schritte erfordert eine Buchung? Zweitens die Integrationstiefe: Ist es ein Add-on zur bestehenden Kalenderumgebung oder ein separates System? Drittens die Berichtsqualität: Bietet das System vorgefertigte Dashboards oder muss nach Excel exportiert werden? Viertens die Hardware-Optionen: Liefert der Anbieter eigene Türpanels oder wird mit Drittherstellern gearbeitet? Fünftens die Kosten: Lizenz pro Raum, pro Nutzer oder pro Standort?

Testen Sie die Shortlist mit einem Pilot von sechs bis acht Wochen in einem repräsentativen Teil des Gebäudes. Messen Sie nicht nur die Zufriedenheit der buchenden Mitarbeitenden, sondern auch die Handhabbarkeit für das FM-Team: Wie einfach ist es, Räume hinzuzufügen, Rechte zu verwalten und Störungen zu beheben? Die Verwaltungsfreundlichkeit des Systems ist mindestens so wichtig wie die Nutzererfahrung.