Besprechungsraumbelegung messen: Methoden und Daten

Deutsche Rahmenbedingungen

Laut deutschen Benchmarks werden Besprechungsräume im Durchschnitt nur zu 35 bis 50 Prozent der gebuchten Zeit tatsächlich genutzt. Der Rest sind No-Shows oder vorzeitig beendete Besprechungen. Das BfDI und die Landesdatenschutzbehörden stellen klar, dass Belegungsmessungen in Besprechungsräumen aggregiert erfolgen müssen; individuell rückführbare Daten erfordern eine DSFA. Anbieter wie Condeco, SpaceIQ und regionale CAFM-Anbieter kombinieren Sensor- und Buchungsdaten für Belegungsanalysen.

Schlüsselbegriffe

Buchungsrate

Prozentsatz der verfügbaren Stunden, in denen ein Besprechungsraum im Buchungssystem reserviert ist.

Tatsächliche Belegung

Prozentsatz der Zeit, in der ein Besprechungsraum tatsächlich genutzt wird, gemessen mit Sensoren oder Beobachtung.

No-Show-Rate

Anteil der Reservierungen, bei denen der Raum nicht genutzt und nicht storniert wurde.

Belegungssensor Besprechungsraum

Sensor, der erkennt, ob ein Besprechungsraum genutzt wird, in der Regel per Infrarot, Radar oder CO₂-Messung.

Geisterbuchung

Reservierung, die ausschließlich dazu dient, einen Raum zu blockieren, ohne die Absicht, ihn vollständig zu nutzen.

Anwendung in der Praxis

Die einfachste Methode ist der Vergleich von Buchungsdaten mit Stichprobenerhebungen. Gehen Sie zu zufälligen Zeitpunkten an den Besprechungsräumen vorbei und notieren Sie, ob sie tatsächlich belegt sind. Bereits nach zwanzig Stichproben je Raum über zwei Wochen entsteht ein zuverlässiges Bild der No-Show-Rate.

Für kontinuierliche Messung sind Sensoren der Standard. Ein PIR-Sensor (Passiv-Infrarot) an der Tür erkennt, ob Personen anwesend sind. CO₂-Sensoren geben einen Hinweis auf die Personenanzahl. Die Wahl hängt vom gewünschten Detailniveau ab: Ein PIR-Sensor meldet belegt oder unbelegt, ein CO₂-Sensor schätzt die Personenzahl.

Kombinieren Sie Sensordaten mit Buchungsdaten für das vollständige Bild. Berechnen Sie drei KPIs: Buchungsrate, tatsächliche Belegungsrate und No-Show-Rate. Berichten Sie diese je Raum, je Typ und je Standort. Die Daten untermauern Entscheidungen: Räume mit dauerhaft niedriger Belegungsrate werden umgebaut, Räume mit hohem Buchungsdruck werden erweitert oder durch ein No-Show-Regime ergänzt, das Kapazität freisetzt.