IT und FM gemeinsam: AV-Management in Besprechungsräumen

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland ist die historisch gewachsene Trennung zwischen IT und FM in vielen Unternehmen nach wie vor ausgeprägt. Der bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft) und der GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management) plädieren für integrierte Zusammenarbeit bei digitalen Workplace-Diensten. Die DIN EN 15221-4 (FM-Taxonomie) verortet IKT-Dienste außerhalb des FM-Kernbereichs, doch Besprechungstechnologie bewegt sich genau auf dieser Grenze. Immer mehr Unternehmen richten ein gemeinsames Workplace-Team ein.

Schlüsselbegriffe

Rollenverteilung IT-FM

Dokumentierte Abgrenzung der Verantwortlichkeiten zwischen IT und FM für Besprechungstechnologie.

RACI-Matrix

Modell, das je Aktivität festhält, wer Responsible, Accountable, Consulted und Informed ist.

Gemeinsame Wartung

Präventive Wartung, bei der IT und FM gleichzeitig ihre jeweiligen Komponenten überprüfen.

Eskalationspfad

Festgelegter Weg zur Eskalation von Problemen, die der reguläre Support nicht lösen kann.

Workplace-Team

Gemeinsames Team aus IT- und FM-Mitarbeitern, das für das gesamte Arbeitsplatzerlebnis verantwortlich ist.

Schritt für Schritt vorgehen

Erstellen Sie eine RACI-Matrix für alle Aktivitäten rund um Besprechungstechnologie. IT ist verantwortlich für Netzwerk, Software-Updates, Lizenzen und Videokonferenzplattform-Konfiguration. FM ist verantwortlich für Hardware-Installation, physische Wartung, Kabel, Displays und Raumausstattung. Bei Störungen diagnostiziert der First-Level-Helpdesk, ob das Problem Hardware oder Software betrifft, und leitet an das zuständige Team weiter.

Planen Sie gemeinsame Präventivwartungen. Einmal im Monat gehen ein IT-Mitarbeiter und ein FM-Mitarbeiter gemeinsam alle Besprechungsräume durch. IT prüft Firmware, Netzwerkkonfiguration und Software-Updates. FM überprüft Kabel, Hardware-Zustand und Raumbedingungen. Dies verhindert, dass IT ein Software-Update ausrollt, das mit veralteter Hardware nicht kompatibel ist, oder dass FM ein Kabel austauscht, das eine Netzwerkkonfiguration stört.

Richten Sie ein gemeinsames Ticketsystem ein. Alle Meldungen zu Besprechungstechnologie landen an einem Ort, unabhängig davon, ob der Melder ein IT- oder FM-Problem vermutet. Der Triage-Mitarbeiter leitet an das richtige Team weiter. Halten Sie wöchentlich ein kurzes Abstimmungsgespräch zwischen den IT- und FM-Ansprechpartnern, um laufende Issues zu besprechen und Signale auszutauschen.