Verpflegung in Besprechungsräumen: Bestellung, Lieferung und Verwaltung

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland ist Meeting-Catering häufig an Cateringunternehmen wie Aramark, Sodexo oder Apetito ausgelagert. Die DIN 10508 regelt Temperaturen für die Warmhaltung und Ausgabe von Speisen. Das LMBG (Lebensmittel- und Bedarfsgegenständegesetz) sowie die EU-Lebensmittelhygieneverordnung (VO 852/2004) setzen Hygienemaßstäbe. Der Trend zur Nachhaltigkeit führt zu weniger Lebensmittelabfall, mehr pflanzlichen Angeboten und wiederverwendbarem Geschirr.

Schlüsselbegriffe

Bestellschluss

Frist, bis zu der eine Cateringbestellung spätestens eingegangen sein muss, um eine pünktliche Lieferung sicherzustellen.

Standardpaket

Vorab definiertes Cateringangebot je Meeting-Typ, z. B. Kaffee/Tee, Mittagspaket oder Business-Snack.

Diätmanagement

Verwaltung von Diätwünschen und Allergien bei Cateringbestellungen – essenziell für die Lebensmittelsicherheit.

Abräumprotokoll

Vereinbarung darüber, wann und von wem das Catering nach Ende einer Veranstaltung abgeräumt wird.

Lebensmittelabfallreduktion

Maßnahmen zur Minimierung von Speiseresten, z. B. durch bedarfsgerechte Mengenplanung oder Weitergabe von Überschüssen.

Schritt für Schritt vorgehen

Definieren Sie Standardpakete. Eine überschaubare Auswahl – Kaffee und Tee, Snacks, Arbeitsmittagessen, Abendveranstaltung – vereinfacht den Bestellprozess und die Logistik. Integrieren Sie die Cateringbestellung in das Buchungssystem, damit Mitarbeiter beim Reservieren des Raums direkt Catering mitbestellen können.

Legen Sie klare Bestellfristen fest. Eine Cateringbestellung für den nächsten Morgen muss spätestens um 15:00 Uhr des Vortages eingehen. Für kurzfristige Anfragen stellen Sie ein begrenztes Notpaket bereit. Kommunizieren Sie die Fristen deutlich im Buchungssystem und über den internen Helpdesk.

Organisieren Sie die Logistik. Das Catering wird eine Viertelstunde vor Beginn geliefert und spätestens eine halbe Stunde nach Ende abgeräumt. Bei aufeinanderfolgenden Meetings am selben Tag ist präzises Timing entscheidend. Reduzieren Sie Lebensmittelabfall, indem Sie Bestellmengen an die tatsächliche Teilnehmerzahl koppeln und Überschüsse in der Pantry bereitstellen. Überwachen Sie die Kosten pro Abteilung und berichten Sie monatlich, um das Kostenbewusstsein zu fördern.