Wartung von Videokonferenzsystemen: Planung und Durchführung

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland sind Poly (HP), Logitech, Jabra, Crestron und Yealink die meistverwendeten Marken für Videokonferenz-Hardware. Anbieter offerieren Wartungsverträge mit unterschiedlichen SLA-Stufen. Der ZVEI (Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie) veröffentlicht Empfehlungen zur AV-Anlagenwartung. Die VDE-Prüfung (VDE 0701/0702) ist für elektrische Betriebsmittel maßgeblich. In vielen deutschen Unternehmen ist die Wartung eine geteilte Verantwortung zwischen FM (Hardware) und IT (Software, Netzwerk).

Schlüsselbegriffe

Präventive Wartung

Geplante Wartung in festen Intervallen mit dem Ziel, Störungen zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Firmware-Update

Software-Aktualisierung der Gerätesoftware, die Kompatibilität, Sicherheit und Funktionsumfang verbessert.

Wartungs-SLA

Vereinbarung mit Lieferant oder internem IT-Team über Reaktions- und Lösungszeiten bei Störungen.

Lifecycle-Management

Planmäßige Verwaltung von AV-Geräten von der Beschaffung bis zur Entsorgung, einschließlich Wartungs- und Ersatzzeitpunkten.

Burntest

Testlauf nach Wartung oder Installation, bei dem alle Systemfunktionen vollständig durchgeprüft werden.

Anwendung in der Praxis

Planen Sie monatliche Präventivwartungen für alle Videokonferenzsysteme. Die Checkliste umfasst: Firmware-Version prüfen und aktualisieren, alle Kabel auf Beschädigungen inspizieren, Kameraobjektive und Mikrofone reinigen, Tonqualität mit einem Testgespräch überprüfen, Touchpanel auf Reaktionsfähigkeit testen sowie HDMI/USB-Anschlüsse prüfen.

Führen Sie ein Wartungsprotokoll pro Raum. Notieren Sie Datum, durchgeführte Maßnahmen und eventuelle Abweichungen. Dieses Protokoll ist wertvoll für die Trendanalyse: Wenn eine bestimmte Kameramarke häufiger Störungen aufweist, fließt das in die nächste Ausschreibung ein. Führen Sie nach jeder Installation oder umfangreichen Aktualisierung einen Burntest durch: Nehmen Sie an einem Testmeeting teil und prüfen Sie Bild, Ton, Bildschirmfreigabe und Bedienung.

Erstellen Sie einen Lifecycle-Plan. Videokonferenz-Hardware hat eine typische Nutzungsdauer von vier bis sechs Jahren. Danach nehmen Störungen zu, und der Hersteller stellt häufig die Firmware-Updates ein. Planen Sie den Austausch proaktiv und budgetieren Sie jährlich dafür. Nutzen Sie gut funktionierende Geräte aus dem Hauptkonferenzraum als Ersatz in weniger kritischen Räumen, um die Gesamtkosten zu senken.