Was ist Besprechungsraummanagement?
Besprechungsraummanagement bezeichnet die Gesamtheit der Aktivitäten, mit denen das Facility Management sicherstellt, dass Besprechungsräume verfügbar, funktionsfähig und gastfreundlich sind. Es umfasst Buchung, Technologie, Reinigung, Catering und Berichterstattung. In hybriden Büros ist es einer der sichtbarsten FM-Prozesse.
Deutsche Rahmenbedingungen
In deutschen Büros ist der Besprechungsdruck durch hybrides Arbeiten in den letzten Jahren stark gestiegen. Die GEFMA 100-Richtlinienreihe bietet ein Prozessmodell für Facility Management, in dem Flächenmanagement einen eigenständigen Teilprozess darstellt. Die GEFMA 130 (Flächenmanagement) und DIN EN 15221-5 liefern Rahmenwerke zur Klassifizierung und Leistungsmessung von Räumen. Laut Benchmarks von JLL und CBRE werden Besprechungsräume in deutschen Büros im Durchschnitt nur zu 40 bis 50 Prozent der gebuchten Zeit tatsächlich genutzt.
Schlüsselbegriffe
- Besprechungsraummanagement
- Planung, Einrichtung, Wartung und Optimierung von Besprechungsräumen innerhalb einer Organisation.
- Buchungsrate
- Prozentsatz der verfügbaren Zeit, in der ein Besprechungsraum reserviert ist.
- Belegungsrate
- Prozentsatz der gebuchten Zeit, in der ein Besprechungsraum tatsächlich genutzt wird.
- Serviceniveau Besprechungsraum
- Vereinbarter Standard für Ausstattung, Technologie, Reinigung und Catering je Raumtyp.
- No-Show
- Situation, in der ein gebuchter Besprechungsraum nicht genutzt und nicht storniert wird.
So funktioniert es
Besprechungsraummanagement beginnt mit der Definition von Raumtypen und den zugehörigen Serviceniveaus. Ein Huddle Room für zwei bis vier Personen hat andere Anforderungen als ein Boardroom für zwanzig. Legen Sie je Typ fest, welche Technologie vorhanden ist, wie häufig gereinigt wird und welche Catering-Optionen verfügbar sind.
Der Buchungsprozess ist der Motor des Systems. Ein gutes Buchungssystem ist in die Kalenderumgebung integriert, zeigt Verfügbarkeit in Echtzeit und ermöglicht die Mitbestellung von Catering und AV-Unterstützung. Automatische Freigabe bei No-Show verhindert unnötige Blockierungen.
Der Betrieb läuft kontinuierlich. Reinigung erfolgt zwischen Besprechungen oder zu festen Zeiten, abhängig von der Belegung. AV-Geräte werden täglich auf Funktion überprüft. Catering wird pünktlich geliefert und abgeräumt. Berichte über Belegungsrate, No-Shows und Störungen liefern die Daten, mit denen Sie den Prozess optimieren. Ohne Daten bleibt es beim Feuerlöschen statt struktureller Verbesserung.
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