Wie erstellen Sie einen Besprechungsraumstandard?

Deutsche Rahmenbedingungen

Die GEFMA 130 und 530 bieten Rahmenwerke für Flächenmanagement und Serviceleistungen, die als Grundlage für Raumstandards genutzt werden können. Die DIN EN 15221-5 (Raum- und Infrastrukturmanagement) gibt ein Klassifizierungsrahmen für Räume vor. In der deutschen FM-Praxis arbeiten zunehmend mehr Organisationen mit einem 'Raumsteckbrief', der je Besprechungsraum die Spezifikationen festhält. Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBSR) veröffentlicht Arbeitsstättenempfehlungen, die Anforderungen an Konferenzräume in öffentlichen Gebäuden beschreiben.

Schlüsselbegriffe

Besprechungsraumstandard

Dokument, das je Raumtyp Ausstattung, Technologie, Akustik und Serviceniveaus vorschreibt.

Raumsteckbrief

Spezifikationsblatt je einzelnem Besprechungsraum mit Kapazität, Ausstattung, Ansprechpartner und Besonderheiten.

Raumtyp

Kategorie eines Besprechungsraums nach Kapazität und Funktion, z. B. Huddle Room, Standard oder Boardroom.

Serviceniveau

Vereinbarter Qualitätsstandard für Reinigung, Technologie-Support und Catering je Raumtyp.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

Beginnen Sie mit der Bestandsaufnahme der vorhandenen Besprechungsräume. Erstellen Sie eine Liste mit Kapazität, aktueller Ausstattung, Wartungszustand und Nutzungshäufigkeit. Kategorisieren Sie die Räume in drei bis fünf Typen: Telefonkabine (1–2 Personen), Huddle Room (2–4), Standard-Besprechungsraum (6–10), großer Konferenzraum (12–20) und Boardroom (20+).

Definieren Sie je Typ den Standard. Legen Sie fest, welche Technologie vorhanden ist (Bildschirm, Kamera, Mikrofon, Whiteboard), welches Mobiliar (Tisch, Stühle, ggf. Stehtisch), welche Akustikanforderungen gelten und welches Serviceniveau (Reinigungshäufigkeit, Catering-Optionen, AV-Support bei Störungen). Stimmen Sie den Standard mit der IT für die Technologiekomponenten und mit dem Einkauf für Möbelspezifikationen ab.

Rollen Sie den Standard schrittweise aus. Beginnen Sie bei Neubau oder Neugestaltung und bringen Sie bestehende Räume im Rahmen der regulären Instandhaltung auf Niveau. Erstellen Sie je Raum einen Raumsteckbrief, der im Buchungssystem online verfügbar ist, damit Mitarbeitende wissen, was sie erwartet. Evaluieren Sie den Standard jährlich und passen Sie ihn auf Basis von Nutzerfeedback und technologischen Entwicklungen an.