Ein Reinigungsleistungsverzeichnis für Büros erstellen

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland bilden die GEFMA-Richtlinien — insbesondere GEFMA 520 (Reinigungsleistungen im FM) — die Grundlage für professionelle Reinigungsausschreibungen. Öffentliche Auftraggeber unterliegen dem GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) und der VgV (Vergabeverordnung) bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte. Das RAL Gütezeichen Gebäudereinigung definiert Qualitätsstandards, die viele öffentliche und private Auftraggeber als Eignungsnachweis fordern. Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks (BIV) veröffentlicht Branchenstandards und Musterleistungsverzeichnisse. Die LEED- und DGNB-Zertifizierungen stellen ergänzende Anforderungen an Reinigungsmittel und -methoden bei zertifizierten Gebäuden.

Schlüsselbegriffe

Raumaufstellung

Vollständige Inventarisierung aller Räume im Gebäude mit Fläche, Bodenbelagstyp, Nutzung und Reinigungsbereichsklasse. Bildet die Grundlage für die Frequenztabelle und die Berechnung des erforderlichen Stundenaufwands.

Leistungsbeschreibung

Beschreibung der gewünschten Qualität, des Serviceniveaus und der Rahmenbedingungen für die Reinigungsdienstleistung. Das Leistungsverzeichnis übersetzt dies in konkrete Spezifikationen.

Frequenztabelle

Pro Raumtyp und Aufgabe festgelegte Reinigungsfrequenzen. Verknüpft Qualitätsstufen mit konkreten Ausführungsfrequenzen.

Zuschlagskriterien

Kriterien, nach denen Angebote bewertet werden. Neben dem Preis zunehmend auch Qualität, Nachhaltigkeit und soziale Aspekte.

Vertragslaufzeit

Laufzeit des Reinigungsvertrags einschließlich Verlängerungsoptionen. In Deutschland üblich: 3 Jahre mit Option auf 2 x 1 Jahr Verlängerung.

Anwendung in der Praxis

Beginnen Sie mit einer aktuellen Raumaufstellung. Gehen Sie das Gebäude durch und erfassen Sie pro Raum den Bodenbelagstyp, die Fläche, die Nutzung und Besonderheiten. Veraltete Grundrisse führen zu Angeboten, die nicht der Realität entsprechen. Kombinieren Sie die Raumaufstellung mit einer klaren Beschreibung des gewünschten Qualitätsniveaus pro Raumtyp.

Das Leistungsverzeichnis beschreibt anschließend die täglichen, periodischen und anlassbezogenen Aufgaben. Seien Sie präzise hinsichtlich Ihrer Erwartungen, vermeiden Sie aber eine Überspecifikation der Arbeitsweise, wenn Sie ergebnisorientiert beauftragen möchten. Nehmen Sie Rahmenbedingungen auf: verfügbare Lagerräume, Wasser- und Stromanschlüsse, Zugangszeiten, Hausregeln und Sicherheitsanforderungen.

Schließen Sie mit den vertraglichen Rahmenbedingungen ab: Laufzeit, Verlängerungsoptionen, Preisanpassungsregelung (üblicherweise nach dem Baupreisindex oder Tariflohnentwicklung im Gebäudereiniger-Handwerk), KPIs, Pönaleregelung und Verfahren bei Zusatzleistungen. Fordern Sie von den Anbietern eine transparente Stundenkalkulation an, damit Sie beurteilen können, ob das Angebot realistisch ist. Ein Angebot deutlich unter dem Marktpreis führt nahezu sicher zu Qualitätsproblemen.