Einkauf eines Reinigungsvertrags für Büros

Deutsche Rahmenbedingungen

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland unterliegen dem GWB und der VgV mit festgelegten EU-Schwellenwerten für die europaweite Ausschreibung. Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (Beschaffungsamt BMI) bietet Rahmenverträge für Bundesbehörden. Private Auftraggeber haben mehr Freiheit, profitieren aber von derselben Systematik. Die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB) bietet Leitfäden für die nachhaltige Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen. Der Mindestlohn nach TVgG (Tariftreue- und Vergabegesetze) der Länder gilt bei öffentlichen Aufträgen und bindet Dienstleister an den Branchentarifvertrag.

Schlüsselbegriffe

Markterkundung

Orientierungsphase, in der der Reinigungsmarkt durch Marktgespräche, Referenzbesuche oder Informationsveranstaltungen erkundet wird. Hilft bei der Formulierung realistischer Anforderungen.

MEAT-Kriterium

Most Economically Advantageous Tender (wirtschaftlich günstigstes Angebot): Zuschlagskriterium, das neben dem Preis auch Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation berücksichtigt.

Übergangsphase

Die Übergangsfrist nach Zuschlag, in der der neue Dienstleister die Reinigung übernimmt. Entscheidend für Wissenstransfer, Personalübergang (§613a BGB) und Einrichtung der Arbeitsprozesse.

§613a BGB

Gesetzlicher Schutz von Arbeitnehmern bei Betriebsübergang: Reinigungspersonal behält grundsätzlich sein Arbeitsverhältnis und seine Arbeitsbedingungen beim Dienstleisterwechsel.

Soziale Kriterien

Vertragliche Anforderung, einen Teil des Auftragsvolumens für die Beschäftigung von Menschen mit erschwertem Arbeitsmarktzugang einzusetzen. Bei öffentlichen Vergaben nach TVgG oft verpflichtend.

Anwendung in der Praxis

Beginnen Sie deutlich vor Ablauf des laufenden Vertrags — rechnen Sie mit sechs bis neun Monaten Vorlaufzeit. Beginnen Sie mit einer Bewertung der aktuellen Dienstleistung: Was funktioniert gut, was muss sich ändern? Nutzen Sie diese Bewertung als Grundlage für das Leistungsverzeichnis. Führen Sie eine Markterkundung durch, um zu wissen, welche Anbieter aktiv sind und was der Markt zu bieten hat.

Erstellen Sie das Leistungsverzeichnis mit einer klaren Struktur: Leistungsbeschreibung, Anforderungen und Wünsche, Zuschlagskriterien und Vertragsbedingungen. Verwenden Sie das MEAT-Kriterium als Zuschlagsprinzip, damit Sie nicht automatisch beim niedrigsten Preis landen. Beziehen Sie Qualitätspläne, Nachhaltigkeitsambitionen und die Lösung für den Übergang in die Bewertung ein. Laden Sie drei bis fünf Anbieter zur Angebotsabgabe ein.

Bewerten Sie Angebote auf Plausibilität. Prüfen Sie die Stundenkalkulation gegen Ihre eigene Berechnung. Planen Sie Präsentationen, in denen Anbieter ihren Plan erläutern. Nach dem Zuschlag ist die Übergangsphase entscheidend für den Erfolg: Planen Sie mindestens vier Wochen für Wissenstransfer, Personalübergang und gemeinsame Kalibrierung der Qualitätserwartungen.