CAFM-Ausschreibung: Anforderungen und Lastenheft

Deutsche Rahmenbedingungen

Oeffentliche Auftraggeber in Deutschland sind an das Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO) gebunden und nutzen Vergabeplattformen wie DTVP, bravour oder evergabe. Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) bietet Leitfaeden fuer IT- und Software-Vergaben. Die Vergaberechtliche Anforderung an den Nachweis der Eignung (wirtschaftliche Leistungsfaehigkeit, technische Kompetenz) und die Zuschlagskriterien (MEAT -- Most Economically Advantageous Tender) sind in der VgV geregelt. Private Unternehmen sind nicht an das Vergaberecht gebunden, koennen aber dieselbe Methodik gewinnbringend anwenden.

Schlüsselbegriffe

Lastenheft

Dokument, das alle funktionalen, technischen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen an das CAFM-System beschreibt. Grundlage der Ausschreibung und des spaeteren Vertrags.

K.O.-Kriterium

Eine zwingende Anforderung, die der Anbieter erfuellen muss, um zugelassen zu werden. Nichterfuellung fuehrt zum Ausschluss, unabhaengig von sonstigen Qualitaeten.

Zuschlagskriterium

Bewertungskriterium fuer den Angebotsvergleich: Preis, Qualitaet, Umsetzungskonzept, Referenzen. Die Gewichtung bestimmt das relative Gewicht.

MEAT

Most Economically Advantageous Tender. Vergabemethodik, die Preis und Qualitaet zu einer Gesamtpunktzahl verbindet. Standard bei oeffentlichen Vergaben.

Use Case

Ein konkretes Nutzungsszenario, das beschreibt, wie das System in der Praxis eingesetzt wird. Macht Anforderungen pruefbar und Angebote vergleichbar.

Anwendung in der Praxis

Strukturieren Sie das Lastenheft in funktionale Anforderungen (was muss das System koennen?), technische Anforderungen (Hosting, Integration, Sicherheit), organisatorische Anforderungen (Implementierung, Support, Schulung) und vertragliche Anforderungen (Lizenzmodell, Exitregelung, SLA). Formulieren Sie jede Anforderung SMART: spezifisch, messbar und pruefbar.

Fuegen Sie konkrete Use Cases zu den wichtigsten Funktionsbereichen hinzu. Fragen Sie Anbieter nicht, ob sie eine Funktionalitaet unterstuetzen (die Antwort ist immer ja), sondern lassen Sie sie beschreiben, wie sie ein bestimmtes Szenario loesen. Das macht Angebote vergleichbar und zeigt den Unterschied zwischen Standardfunktionalitaet und Individualisierung.

Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix mit gewichteten Kriterien. Typische Gewichtung fuer CAFM: Funktionalitaet 40%, Kosten 25%, Umsetzungskonzept 20%, Anbieterprofil 15%. Beziehen Sie bei der Bewertung nicht nur das Projektteam, sondern auch kuenftige Schluessel-Nutzer und IT ein. Organisieren Sie strukturierte Demos anhand der Use Cases und bewerten Sie diese unabhaengig voneinander. Die Ausschreibung ist der Moment, die richtigen Fragen zu stellen -- nach der Vergabe wird das Nachverhandeln fehlender Funktionalitaet erheblich schwieriger.