CAFM-Implementierung: Projektplan und Fallstricke

Deutsche Rahmenbedingungen

Deutsche CAFM-Anbieter verwenden haeufig gestaffelte Implementierungsmethoden mit Blueprintphase, Konfiguration, Datenmigration, Testphase und Go-live. PRINCE2 und agile Methoden werden je nach Anbieter und Auftraggeber eingesetzt. Das GEFMA-Richtlinienwerk 400 und 444 gibt Handlungshilfen fuer CAFM-Implementierung und -migration. Bei oeffentlichen IT-Projekten ueber 5 Mio. Euro empfiehlt das BMI eine unabhaengige Projektevaluierung durch den IT-Rat. Die ISO 55001 (Anlagenverwaltung) kann als Qualitaetsrahmen fuer die Implementierung herangezogen werden.

Schlüsselbegriffe

Blueprintphase

Die erste Phase, in der bestehende Prozesse analysiert und die gewuenschte CAFM-Einrichtung festgelegt wird. Fundament fuer die Konfiguration.

Datenmigration

Uebertragung bestehender Daten (Objekte, Vertraege, Historie) in das neue System. Oft der zeitaufwendigste Teil einer Implementierung.

Key User

Erfahrener Mitarbeitender, der als Botschafter und erste Anlaufstelle bei der Implementierung fungiert. Bruecke zwischen Projektteam und Tagesnutzern.

Hypercare

Intensive Unterstuetzungsphase direkt nach dem Go-live mit schneller Reaktion auf Probleme und direktem Zugang zum Projektteam.

Adoptionsrate

Der Anteil der Nutzer, die das System tatsaechlich und korrekt verwenden. Geringe Adoption ist die haeufigste Ursache fuer gescheiterte CAFM-Implementierungen.

Anwendung in der Praxis

Planen Sie die Implementierung in vier Phasen: Blueprint, Konfiguration und Datenmigration, Testen und Go-live mit Hypercare. Reservieren Sie fuer die Blueprintphase mindestens sechs Wochen - hier treffen Sie die Prozessentscheidungen, die den Rest des Projekts bestimmen. Sparen Sie hier nicht an Zeit; Unklarheiten im Blueprint uebersetzen sich in Diskussionen waehrend der Konfiguration.

Datemigration verdient einen eigenen Arbeitsstrang mit einem dedizierten Verantwortlichen. Beginnen Sie fruehzeitig mit der Inventarisierung und Bereinigung der Quelldaten. Die Qualitaet der Daten im alten System bestimmt den Migrationsaufwand. Planen Sie mindestens zwei Testmigrationen, bevor Sie die definitive Uebertragung durchfuehren.

Investieren Sie in Key User, die das System kennenlernen, bevor der Rest der Organisation geschult wird. Sie bilden das erste Auffangnetz bei Fragen und Problemen. Nach dem Go-live ist Hypercare unverzichtbar: Planen Sie zwei bis vier Wochen, in denen das Projektteam fuer direkte Unterstuetzung verfuegbar bleibt. Messen Sie die Adoptionsrate aktiv und greifen Sie ein, wenn Abteilungen in alte Arbeitsweisen zuruckfallen.