Was ist CAFM-Software?

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland ist CAFM-Software bei Bundesbehoerden, Krankenhaeusern und Gewerbeimmobilien weit verbreitet. Der GEFMA-Richtliniensatz umfasst GEFMA 400 (CAFM) und GEFMA 444 (Datenmigration) als Standards fuer CAFM-Systeme. Die DIN EN 15221-Normenreihe (FM-Normenreihe) gibt den Rahmen fuer Leistungsmessung und Prozessklassifikation vor, die von CAFM-Anbietern als Strukturierungsprinzip verwendet wird. Fuehrende deutsche und internationale Anbieter sind Planon, Facility Commander, TOPdesk und rosmino.

Schlüsselbegriffe

CAFM

Computer Aided Facility Management. Oberbegriff fuer Software, die Facility-Prozesse digitalisiert: von Meldungsmanagement bis Raumregistrierung und Berichterstattung.

Arbeitsauftrag (Werkauftrag)

Erfasster Auftrag fuer eine Facility-Handlung wie eine Reparatur oder eine periodische Wartung. Der Auftrag durchlaeuft Status-Stufen von Anmeldung bis Abschluss.

Objektregistrierung

Erfassung aller Verwaltungsobjekte (Anlagen, Raeume, Mobel) mit ihren Eigenschaften, Standorten und Wartungshistorien in einer zentralen Datenbank.

Meldungsmanagement

Prozess des Empfangens, Kategorisierens, Zuweisens und Abwickelns von Facility-Meldungen der Nutzer, einschliesslich Rueckmeldung und Durchlaufzeitmessung.

Berichtsmodul

Bestandteil des CAFM, das operative Daten in Managementinformationen uebersetzt: Durchlaufzeiten, Kosten je Standort, SLA-Leistungen und Trendanalysen.

So funktioniert es

CAFM-Software fungiert als zentrales Drehkreuz, an dem alle Facility-Informationen zusammenlaufen. Nutzer melden Stoerungen ueber ein Portal oder eine App; diese werden automatisch kategorisiert und dem richtigen Ausfuehrenden zugewiesen. Im Hintergrund laeuft ein Planungsmodul, das praeventive Wartung auf Basis voreingestellter Intervalle oder Konditionsdaten plant.

Die Staerke von CAFM liegt in der Verknuepfung zwischen Objekten, Standorten und Prozessen. Eine Anlage ist mit einem Raum, einem Wartungsvertrag und einem Lieferanten verknuepft. Bei einer Stoerung kann das System sofort die Wartungshistorie, das geltende SLA und die verfuegbaren Techniker anzeigen. Das verhindert Informationsverlust und beschleunigt die Bearbeitung.

Fuer FM-Organisationen ist CAFM der Unterschied zwischen reaktivem Arbeiten aus dem Gedaechtnis heraus und proaktivem Steuern auf Datenbasis. Die Investition liegt nicht nur in der Software, sondern vor allem in der Strukturierung von Daten und Prozessen. Ein gut eingerichtetes CAFM-System bringt erst dann Rendite, wenn die Objektregistrierung vollstaendig ist, Arbeitsprozesse klar definiert sind und Nutzer das System konsequent mit aktuellen Informationen fuettern.