Wie waehlen Sie ein CAFM-System aus?

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland bieten Anbieter wie Planon, TOPdesk, Ultimo, CAFM-Connect und Spacewell Loesungen fuer unterschiedliche Marktsegmente. Bei oeffentlichen Einrichtungen gelten Vergabevorschriften nach GWB und UVgO. Die GEFMA-Richtlinie 400 (CAFM) definiert Funktionsbausteine und gibt damit eine Grundstruktur fuer Ausschreibungsanforderungen. GEFMA organisiert regelmaessig Fachkongresse und CAFM-Anwendertreffen. Der German CAFM-Award wird jaehrlich an innovative CAFM-Implementierungen vergeben.

Schlüsselbegriffe

Leistungsverzeichnis / Lastenheft

Dokument, in dem Sie die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an das CAFM-System festhalten. Grundlage fuer die Auswahl und spaeter das Implementierungskontraktion.

Longlist

Erste breite Auswahl von Anbietern, die aufgrund einer Marktsondierung und einer groben Passung in Betracht kommen. Wird nach naeherer Pruefung auf eine Shortlist reduziert.

Proof of Concept

Testaufbau, bei dem der Anbieter das System mit Ihren eigenen Daten und Prozessen konfiguriert. Beweist, ob die Software in der Praxis haelt, was sie verspricht.

Total Cost of Ownership

Gesamtkosten ueber die Laufzeit: Lizenzen, Implementierung, Schulung, Betrieb, Schnittstellen und Abbau. Gibt ein realistischeres Bild als nur der Anschaffungspreis.

Referenzbesuch

Besuch bei einem bestehenden Kunden des Anbieters, um die Software im produktiven Einsatz zu erleben und Erfahrungen aus erster Hand zu hoeren.

Schritt-fuer-Schritt-Vorgehen

Beginnen Sie mit einer internen Bedarfsanalyse. Kartieren Sie Ihre aktuellen Prozesse, identifizieren Sie Engpaesse und definieren Sie, was das neue System loesen soll. Beziehen Sie dabei nicht nur das FM-Team ein, sondern auch Endnutzer, IT und Finance. Das Ergebnis ist ein Lastenheft, das funktionale Wuensche von harten Anforderungen unterscheidet.

Stellen Sie eine Longlist via Marktsondierung, Branchennetzwerk und GEFMA-Publikationen zusammen. Pruefen Sie Anbieter auf Basiskriterien: Passt es zur Organisationsgroesse, Branche und technischen Umgebung? Reduzieren Sie auf drei bis vier Parteien fuer die Shortlist. Planen Sie keine Standarddemos, sondern szenarienbasierte Praesentationen: Lassen Sie Anbieter Ihre eigenen Faelle ausarbeiten.

Fordern Sie bei den Shortlistkandidaten einen Proof of Concept mit Ihren eigenen Daten an. Organisieren Sie Referenzbesuche bei vergleichbaren Organisationen. Berechnen Sie den Total Cost of Ownership ueber fuenf Jahre inklusive versteckter Kosten wie Datenmigration und massgeschneiderte Schnittstellen. Die endgueltige Wahl ist eine Abwaegung von Funktionalitaet, Kosten, Anbieterstabilitaet und kultureller Passung.