Pop-up-Flächen im Einzelhandel: FM-Aufgaben und Organisation

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland wird Pop-up-Retail durch den allgemeinen Mietvertrag nach BGB geregelt, wobei Kurzzeitmietverträge (auch als Gestattungsverträge gestaltet) besondere Formvorschriften beachten müssen. GEFMA 200 beschreibt Kostenstrukturen im FM, die für die schnelle Kalkulation von Kurzmietflächen herangezogen werden können. Der Handelsverband Deutschland (HDE) und das EHI Retail Institute analysieren regelmäßig Pop-up-Trends und deren Anforderungen an das Centermanagement.

Schlüsselbegriffe

Plug-and-play-Fläche

Sofort bezugsfertige Mietfläche mit vorinstallierter Grundausstattung (Strom, Beleuchtung, Bodenfläche), die minimale Vorlaufzeit für den Mieter erfordert.

Gestattungsvertrag

Kurzfristiger Nutzungsvertrag für Pop-up-Flächen, der flexiblere Bedingungen als ein klassischer Gewerbemietvertrag bietet.

Onboarding-Prozess

Strukturiertes Einführungsverfahren für neue Pop-up-Mieter, das Gebäuderegeln, Ansprechpartner und technische Übergaben umfasst.

Rückgabestandard

Vertraglich festgelegter Zustand, in dem die Fläche nach Mietende zurückgegeben werden muss, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Leerstandsaktivierung

Strategie zur temporären Nutzung von Leerstandsflächen in Einkaufszentren zur Frequenzerhaltung und Ertragssicherung.

Schritt für Schritt: Die richtige Vorgehensweise

Bereiten Sie leerstehende Flächen als Plug-and-play-Einheiten vor. Stellen Sie sicher, dass Elektroinstallationen, Beleuchtung, ein Grundboden und nach Möglichkeit sanitäre Anlagen verfügbar sind. Je schneller ein Pop-up-Mieter den Betrieb aufnehmen kann, desto attraktiver ist die Fläche. Entwickeln Sie ein standardisiertes Ausstattungspaket, das bei jedem neuen Mieter angeboten werden kann.

Erstellen Sie einen standardisierten Kurzzeitmietvertrag mit klaren FM-Regelungen: Wer ist für Reinigung, Abfallentsorgung und Sicherheit außerhalb der Öffnungszeiten verantwortlich? Legen Sie die Übergabemodalitäten und den Rückgabestandard schriftlich fest. Bei kurzen Mietlaufzeiten bleibt wenig Raum für nachträgliche Diskussionen.

Überwachen Sie Pop-up-Flächen anhand derselben KPIs wie reguläre Mietflächen: technische Meldungen, Energieverbrauch, Sauberkeit. Pop-up-Mieter sind oft weniger erfahren im Gebäudebetrieb und benötigen mehr Unterstützung. Benennen Sie einen festen Ansprechpartner und machen Sie eine kurze Einführung in die Gebäuderegeln zum Pflichtbestandteil des Onboarding-Prozesses.