Personalplanung im FM bei Spitzenbelastung

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Hoechstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Branchenspezifische Tarifvertraege enthalten ergaenzende Dienstplanbestimmungen. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei Dienstplaenen (BetrVG § 87) ist zu beachten. Planungstools wie ATOSS, Quinyx und SAP HCM werden in der deutschen FM-Branche eingesetzt. Bei Saisonarbeit (Messen, Veranstaltungen) ist die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsunternehmen gaengig. Die AUG-Ueberlassungshoechstdauer von 18 Monaten ist bei der Flexplanung zu beruecksichtigen.

Schlüsselbegriffe

Grundbesetzung

Der minimale Personalbestand, der benoetigt wird, um die regulaere Dienstleistungserbringung sicherzustellen. Ausgangspunkt fuer die Planung.

Spitzenbesetzung

Der zusaetzliche Personaleinsatz in Perioden erhoehten Bedarfs: Veranstaltungen, Umzuege, saisonale Spitzen.

Flexibler Personalpool

Der Teil des Personalbestands, der flexibel einsetzbar ist: Abrufkraefte, Zeitarbeitnehmende oder Mitarbeitende mit variablen Vertraegen.

Dienstplan

Die taegliche Verteilung von Mitarbeitenden auf Schichten, Standorte und Aufgaben. Im FM komplex durch mehrere Standorte und wechselnde Besetzungsanforderungen.

Vertretung bei Abwesenheit

Der Ersatz von Mitarbeitenden, die wegen Krankheit oder Urlaub fehlen. Muss in der Planung beruecksichtigt sein, um Qualitaetsausfaelle zu vermeiden.

Anwendung in der Praxis

Effektive Personalplanung beginnt mit der Quantifizierung der Grundbesetzung je Standort und Dienstleistung. Wie viele Reinigungskraefte werden an einem normalen Werktag benoetigt? Wie viele Sicherheitsmitarbeitende je Schicht? Diese Basis wird dann fuer vorhersehbare Spitzen korrigiert: Besprechungssaison, jaehrliche Wartung, Feiertage und Urlaubszeiten.

Bauen Sie einen flexiblen Personalpool von 15-20 % oberhalb der Grundbesetzung auf. Dies kann ueber Abrufvertraege, einen Pool einsetzbarer Mitarbeitender oder einen Rahmenvertrag mit einem Zeitarbeitsunternehmen erfolgen. Die Kunst besteht darin, den Flexpool klein genug fuer die Kostenkontrolle, aber gross genug fuer die Abdeckung von Spitzen und Abwesenheiten zu halten.

Verwenden Sie Planungssoftware, die das Arbeitszeitgesetz, tarifvertragliche Bestimmungen und individuelle Verfuegbarkeit beruecksichtigt. Automatische Dienstplanoptimierung spart Planungsaufwand und vermeidet Regelverstaesse. Kommunizieren Sie Dienstplaene mindestens vier Wochen im Voraus und machen Sie Aenderungen transparent. Mitarbeitende, die wissen, was auf sie zukommt, melden sich seltener krank und sind engagierter.