Die Beschaffungsleitung FM im Facility Management
Die FM-Beschaffungsleitung ist verantwortlich fuer den strategischen Einkauf aller Facility-Dienstleistungen und Produkte. Die Funktion verbindet Einkaufskompetenz mit Kenntnissen im Facility Management, Vertragsrecht und Lieferantenmanagement. In einem enger werdenden FM-Arbeitsmarkt und bei zunehmender Komplexitaet von Vertraegen ist dies eine Schluesselposition.
Deutsche Rahmenbedingungen
Der BME bietet das Zertifikat Einkaufsfachmann/-frau und weitergehende Qualifikationen bis zum Certified Purchasing Manager (CPM) an. GEFMA und IFMA Deutschland Chapter erganzen mit FM-spezifischen Seminaren zu Vertragsmanagement und nachhaltiger Beschaffung. Hochschulen wie die EBS, HfWU und diverse FHs bieten Studiengaenge mit Schwerpunkt Facility Management und Beschaffung an. Die Weiterbildung zum Fachwirt fuer Einkauf und Logistik (IHK) ist ein gaengiger Qualifizierungsweg. Auf postgraduatem Niveau bietet der BME Lehrgangsreihen fuer strategische Beschaffung an.
Schlüsselbegriffe
- Strategische Beschaffung
- Beschaffungsaktivitaeten, die auf langfristige Wertschoepfung ausgerichtet sind: Lieferantenstrategie, Kategoriestrategien, Marktanalyse und Innovationsfoerderung.
- Taktische Beschaffung
- Beschaffungsaktivitaeten auf mittlere Sicht: Ausschreibungen durchfuehren, Vertraege schliessen, Leistungen bewerten.
- Stakeholdermanagement
- Die Abstimmung mit internen Auftraggebern (Geschaeftsfuehrung, Abteilungsleiter, Endnutzer) ueber Beduerfnisse, Erwartungen und Prioritaeten.
- Marktkenntnisse
- Aktuelles Wissen ueber den Lieferantenmarkt: Anbieter, Preisentwicklungen, Trends, Innovationen und Risiken je FM-Kategorie.
- Compliance-Ueberwachung
- Die Sicherstellung, dass der Beschaffungsprozess Gesetzen und Vorschriften, internen Richtlinien und ethischen Normen entspricht.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Die FM-Beschaffungsleitung agiert auf drei Ebenen. Strategisch entwickelt sie die Beschaffungsstrategie und Kategoriestrategien. Dies umfasst Ausgabenanalyse, Kraljic-Positionierung, Lieferantenstrategie und Beschaffungsziele fuer Kosten, Qualitaet und Nachhaltigkeit. Die Beschaffungsleitung beraat die Geschaeftsfuehrung zu Make-or-Buy-Entscheidungen und zur Vertragsstrategie.
Taktisch leitet die Funktion Ausschreibungsverfahren von der Leistungsbeschreibung bis zur Zuschlagserteilung. Dies erfordert Projektmanagementfahigkeiten, vergaberechtliche Grundkenntnisse und Verhandlungsgeschick. Die Beschaffungsleitung bewertet Angebote, fuehrt Verhandlungen und erstellt Vertraege.
Operativ ueberwacht die FM-Beschaffungsleitung das Vertragsmanagement: Werden SLAs eingehalten, sind Dienstleister proaktiv, werden Preisanpassungen korrekt angewendet? Die Funktion erfordert einen Hochschulabschluss, vorzugsweise erganzt um eine BME- oder GEFMA-Zertifizierung. Erfahrung in FM-Organisationen ist von Vorteil, da der FM-Markt besondere Merkmale aufweist (personalintensiv, standortgebunden, viele Stakeholder).
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