Digitalisierung der FM-Beschaffung: E-Procurement und mehr

Deutsche Rahmenbedingungen

TED (Tenders Electronic Daily) und DTVP sind die massgeblichen Plattformen fuer europaweite und nationale Vergabebekanntmachungen. Fuer operativen Einkauf (Bestell- und Rechnungsprozess) werden SAP Ariba, Coupa und jaggaer eingesetzt. Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) ist fuer Lieferanten der oeffentlichen Hand per EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtend (Peppol-Standard). CAFM-Systeme wie Planon, Famis und Archibus integrieren zunehmend Beschaffungsfunktionen. Das Xprocurement-Modul des BME unterstuetzt standardisierte Vergabeprozesse.

Schlüsselbegriffe

E-Procurement

Die digitale Unterstuetzung des gesamten Beschaffungsprozesses: von Bedarfsanforderung und Bestellung bis zu Wareneingang, Rechnung und Zahlung.

Punch-Out-Katalog

Digitale Verbindung zwischen dem Beschaffungssystem und dem Webshop des Lieferanten; der Besteller waehlt Produkte beim Lieferanten aus, bestellt aber ueber das eigene System.

Vertragsmanagementmodul

Softwaremodul, das Vertraege, Laufzeiten, Verlaengerungen und KPIs digital verwaltet und automatisch bei Ablauf signalisiert.

Ausgaben-Dashboard

Visueller Ueberblick aller Facility-Ausgaben nach Kategorie, Lieferant, Standort und Zeitraum; Grundlage fuer die Ausgabenanalyse.

Peppol

Offener Standard fuer den Austausch elektronischer Rechnungen und Bestellungen; verpflichtend fuer Lieferanten der oeffentlichen Hand in der EU.

So funktioniert es

E-Procurement ersetzt manuelle Prozesse durch digitale Workflows. Ein Mitarbeitender, der Buerombedarf benoetigt, bestellt ueber einen digitalen Katalog im Beschaffungssystem. Die Bestellung durchlaeuft einen automatischen Genehmigungsworkflow und wird elektronisch an den Lieferanten gesendet. Bei Empfang registriert das System den Wareneingang und stimmt die Rechnung automatisch mit Bestellung und Eingang ab.

Fuer die FM-Beschaffung sind drei digitale Tools am wertvollsten. Erstens ein Vertragsmanagmentsystem, das alle FM-Vertraege zentral verwaltet, einschliesslich Laufzeiten, KPI-Ziele und Verlaengerungsdaten. Dies verhindert, dass Vertraege unbemerkt ablaufen oder automatisch verlaengert werden. Zweitens ein Ausgaben-Dashboard, das Echtzeit-Einblick in alle Facility-Ausgaben bietet. Drittens ein E-Rechnungsmodul, das den Rechnungsprozess automatisiert.

Die Investition in E-Procurement amortisiert sich durch niedrigere Prozesskosten, hoehere Compliance und bessere Managementinformationen. Beginnen Sie klein: implementieren Sie zuerst das Vertragsmanagement, dann das Ausgaben-Dashboard, dann die Bestellprozesse.