Leistungsbeschreibung fuer FM-Dienstleistungen erstellen

Deutsche Rahmenbedingungen

DIN EN 15221-1 und DIN EN 15221-2 bieten Rahmen fuer FM-Begriffe und die Spezifikation von FM-Vereinbarungen. GEFMA-Richtlinie 100-1 strukturiert FM-Dienstleistungen in Leistungsbereiche, die als Grundlage einer Leistungsbeschreibung dienen koennen. Fuer Reinigung ist die DIN 77400 (Reinigungsdienstleistungen) massgeblich; RAL 991/1 definiert Qualitaetsstufen. Fuer technische Instandhaltung gilt DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung). Die GEFMA-Richtlinie 700 unterstuetzt das Erstellen von CAFM-Leistungsbeschreibungen.

Schlüsselbegriffe

Inputspezifikation

Beschreibung der gewuenschten Leistung in Bezug auf Mittel und Aktivitaeten: zwei Reinigungskraefte, dreimal woechentlich. Schraenkt die Freiheit des Anbieters ein.

Outputspezifikation

Beschreibung des gewuenschten Ergebnisses in Bezug auf Leistung: ein sauberes Buero gemaess Qualitaetsstufe 3. Gibt dem Anbieter Spielraum fuer eigene Ansaetze.

Normenhierarchie

Die Gesamtheit von Normen und Standards, denen die Dienstleistung entsprechen muss, etwa DIN 77400 fuer Reinigung oder DIN EN 13306 fuer Instandhaltung.

Scopedefinition

Die Abgrenzung, welche Leistungen, Standorte und Objekte unter den Auftrag fallen.

Muss- und Kann-Kriterien

Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien, die der Lieferant erfuellen muss; Kann-Kriterien sind Kriterien, die zusaetzliche Punkte einbringen, aber nicht zwingend sind.

Anwendung in der Praxis

Beginnen Sie mit der Bedarfserhebung. Fuehren Sie Gespraeche mit dem internen Kunden: Abteilungsleiter, HR, Geschaeftsfuehrung und Endnutzer. Was erwarten sie von der Dienstleistung? Welche Schwachstellen gibt es bei der aktuellen Versorgung? Uebersetzen Sie diese Rueckmeldungen in messbare Leistungsanforderungen.

Gliedern Sie die Leistungsbeschreibung logisch: Scope und Kontext, Outputanforderungen je Teilleistung, Qualitaetsnormen, Reporting- und Meetingstruktur sowie Rahmenbedingungen (Arbeitsschutz, Umwelt, Nachhaltigkeit). Formulieren Sie Anforderungen vorzugsweise als Output: Beschreiben Sie das gewuenschte Ergebnis, nicht die Methode. Das schafft Spielraum fuer eigene Konzepte und foerdert Innovation.

Lassen Sie die Leistungsbeschreibung von einem Kollegen aus der Beschaffung und moeglichst einem externen Fachkundigen pruefen. Haeufige Fehler sind: zu viele Anforderungen (erhoehen den Preis ohne Mehrwert), widersprueechliche Anforderungen oder Anforderungen, die nur ein einziger Anbieter erfuellen kann (schraenkt den Wettbewerb ein). Eine ausgewogene Leistungsbeschreibung von zehn bis zwanzig Seiten ist wirksamer als ein hundert Seiten starkes Dokument.