Open Book Kalkulation in FM-Vertraegen

Deutsche Rahmenbedingungen

Open Book ist in Deutschland gaengig bei integrierten FM-Vertraegen und Public-Private-Partnership-Projekten (z.B. PPP/oeffentlich-private Partnerschaften). DIN EN 15221-4 bietet eine Kostengliederung, die als Grundlage fuer Open-Book-Berechnungen dienen kann. Der RBBau (Richtlinien fuer die Durchfuehrung von Bauaufgaben des Bundes) enthaelt Empfehlungen fuer transparente Kalkulation. Im Gebaeudereinigungshandwerk wird Open Book diskutiert, um Lohndumping entgegenzuwirken. GEFMA und CAFM-Systeme unterstuetzen die Kostentransparenz im Betrieb.

Schlüsselbegriffe

Open Book

Vertragsmodell, bei dem der Dienstleister seine vollstaendige Kostenstruktur mit dem Auftraggeber teilt und die Marge separat ausweist.

Kostenkalkulation

Die Aufschluesselung des Vertragspreises in direkte Kosten (Lohn, Material), indirekte Kosten (Gemeinkosten, Management) und Marge.

Zielkosten (Target Cost)

Ein vorab vereinbarter Zielkostenpreis; Einsparungen gegenueber dem Zielwert werden zwischen Auftraggeber und Dienstleister geteilt.

Gainsharing

Aufteilung realisierter Einsparungen oder Effizienzgewinne zwischen Auftraggeber und Dienstleister gemaess vorab vereinbartem Schluessel.

Pruefungsrecht

Vertragliches Recht des Auftraggebers, die Buecher des Dienstleisters zu pruefen oder durch einen unabhaengigen Wirtschaftspruefer pruefen zu lassen.

Anwendung in der Praxis

Open Book funktioniert am besten bei Vertraegen ab einem Volumen von rund 500.000 Euro jaehrlich und einer Laufzeit von mindestens drei Jahren. Bei kleineren Vertraegen steht der Verwaltungsaufwand in keinem Verhaeltnis zu den Vorteilen. Das Modell erfordert gegenseitiges Vertrauen: Der Dienstleister legt seine Buecher offen, der Auftraggeber nutzt diese Informationen nicht, um die Marge unangemessen zu druecken.

Erstellen Sie bei Vertragsabschluss ein Kostenkalkulationsmodell mit allen Kostenpositionen: Lohnkosten je Funktion (einschliesslich Tarifsteigerungen), Materialkosten, Gemeinkosten, Gewinn und Risikozuschlag. Vereinbaren Sie, wie Kostensteigerungen verarbeitet werden: per Indexierung oder per Neuberechnung. Halten Sie ein Pruefungsrecht fest, das dem Auftraggeber periodische Buchpruefungen ermoeglicht.

Kombinieren Sie Open Book mit einem Gainsharing-Mechanismus, um den Dienstleister zur Effizienz zu motivieren. Liegen die tatsaechlichen Kosten unter dem Zielwert, profitiert der Dienstleister von der Ersparnis. Ueberpruefen Sie das Kostenmodell jaehrlich und passen Sie es anhand tatsaechlicher Zahlen an.