Total Cost of Ownership berechnen fuer FM-Dienstleistungen

Deutsche Rahmenbedingungen

Der BME empfiehlt TCO als Standardmethodik im professionellen Einkauf. DIN EN 15221-4 bietet eine Kostentaxonomie fuer FM, die als Grundlage fuer TCO-Berechnungen dient. Im Vergaberecht erlaubt Par. 59 VgV die Beryecksichtigung von Lebenszykluskosten als Zuschlagskriterium, sofern die Berechnungsmethode vorab spezifiziert wird. VDI 2067 bietet eine Berechnungsmethodik fuer Lebenszyklus- und Betriebskosten von Gebaeudetechnik. GEFMA 200 strukturiert FM-Kosten und unterstuetzt die TCO-Kalkulation.

Schlüsselbegriffe

TCO

Total Cost of Ownership: die Summe aller direkten und indirekten Kosten, die mit Anschaffung, Nutzung und Entsorgung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind.

Direkte Kosten

Kosten, die direkt dem Produkt oder der Dienstleistung zugerechnet werden koennen: Anschaffungspreis, Vertragskosten, Energiekosten.

Indirekte Kosten

Kosten, die nicht direkt sichtbar sind, aber mit der Entscheidung zusammenhaengen: interne Verwaltungskosten, Ausfallzeiten, Schulungskosten.

Restwert

Der geschaetzte Erloese oder die Kosten am Ende der Lebensdauer; bei Moebeln ein Erloese, bei der Entsorgung ein Kostenposten.

Kalkulationszinssatz

Der Zinssatz, mit dem kuenftige Kosten auf den heutigen Wert zurueckgerechnet werden; ermoeglicht Vergleiche ueber verschiedene Zeitraeume.

Anwendung in der Praxis

Eine TCO-Berechnung im FM folgt vier Schritten. Zuerst definieren Sie den Scope: welches Produkt oder welche Dienstleistung, welche Lebensdauer, welche Kostenpositionen beziehen Sie ein? Bei einer Klimaanlage umfasst der Scope beispielsweise 15 bis 20 Jahre, einschliesslich Anschaffung, Installation, Energie, Instandhaltung, Stoerungen und Entsorgung.

Dann erheben Sie Daten je Kostenposition. Nutzen Sie historische Daten aus Ihrem CAFM-System, Angebote von Lieferanten und Benchmarks. Schaetzen Sie unsichere Positionen mit Bandbreiten. Der dritte Schritt ist die Berechnung des Barwerts: kuenftige Kosten werden auf die Gegenwart abgezinst. Dies macht Alternativen vergleichbar, auch wenn die Kostenverteilung ueber die Zeit unterschiedlich ist.

Wenden Sie TCO bei drei Entscheidungstypen an: Make-or-Buy (ist Eigenbetrieb langfristig guenstiger?), Lieferantenauswahl (welches Angebot hat den niedrigsten TCO?) und Investitionsentscheidungen (Waermepumpe versus Gaskessel). Das Ergebnis ist oft ueberraschend: das guenstigste Angebot in der Anschaffung ist haeufig das teuerste ueber die Lebensdauer.