Vertragsmanagement im FM: von der Messung zur Verbesserung

Deutsche Rahmenbedingungen

GEFMA und IFMA Deutschland Chapter betonen Vertragsmanagement als Kernkompetenz im FM. DIN EN 15221-3 bietet einen Rahmen fuer die Qualitaetsmessung im FM. VDI 2893 (Kennzahlen fuer die Instandhaltung) und DIN 31051 unterstuetzen die KPI-Erfassung im technischen FM. Der CAFM-Ring und GEFMA 700 foerdern softwaregestuetztes Vertragsmanagement. Fuer oeffentliche FM-Auftraggeber bieten BMV und BMVJ Leitfaeden fuer das Vertragsmanagement bei PPP-Projekten, die auf regulaere FM-Vertraege anwendbar sind.

Schlüsselbegriffe

Leistungsbesprechung

Periodisches Gespraech zwischen Auftraggeber und Dienstleister, in dem KPI-Ergebnisse besprochen und Verbesserungsmassnahmen vereinbart werden.

Eskalationsmodell

Strukturiertes Verfahren zum Hochstufen von Problemen auf hoehere Managementebenen, wenn operative Gespraeche keine Loesungen ergeben.

Verbesserungsplan

Dokument, in dem der Dienstleister die Ursache von Unterleistung analysiert und konkrete Massnahmen mit Fristen beschreibt.

Vertragsbewertung

Jaehrliche Bewertung des Gesamtvertrags hinsichtlich Wirksamkeit, Kosten, Zusammenarbeit und Zukunftsfaehigkeit.

Beziehungsmanagement

Die Pflege einer konstruktiven Arbeitsbeziehung mit dem Dienstleister, ausgerichtet auf Zusammenarbeit und gemeinsames Interesse.

Anwendung in der Praxis

Richten Sie eine feste Besprechungsstruktur mit drei Ebenen ein: operativ (woechentlich oder zwewoechentlich), taktisch (monatlich oder vierteljaehrlich) und strategisch (halbjaehrlich oder jaehrlich). Auf operativer Ebene besprechen Sie Meldungen, Beschwerden und taegliche Abstimmungen. Taktisch werten Sie die KPI-Ergebnisse aus und legen Verbesserungsmassnahmen fest. Strategisch besprechen Sie den Vertragsmehrwert, Innovationsmoeglichkeiten und Zukunftsplaene.

Bei Unterleistung folgen Sie einem strukturierten Eskalationsmodell. Stufe eins: operatives Signalisieren und Besprechen. Stufe zwei: schriftliche Aufforderung zur Verbesserung mit Frist. Stufe drei: formeller Verbesserungsplan mit konkreten Massnahmen. Stufe vier: Eskalation an das Management. Stufe fuenf: Geltendmachung vertraglicher Sanktionen (Malus, Inobhutnahme, ultima ratio Kuendigung). Die meisten Probleme werden in Stufe eins oder zwei geloest.

Investieren Sie in die Beziehung. Ein Dienstleister, der sich wertgeschaetzt fuehlt, liefert mehr als der Vertrag verlangt. Organisieren Sie jaehrlich ein Bewertungsgespraech, in dem Sie nicht nur Schwachstellen, sondern auch Erfolge ansprechen. Laden Sie den Dienstleister ein, Verbesserungsvorschlaege und Innovationen einzubringen.