Was ist FM-Beschaffung?
FM-Beschaffung ist die Gesamtheit der Aktivitaeten, mit denen eine Organisation Facility-Dienstleistungen, Produkte und Lieferanten auswaehlt, beauftragt und steuert. Es geht um die Beschaffung von Reinigung, Sicherheit, Catering, Instandhaltung, Mobiliar, Energie und Dutzenden weiterer Dienstleistungen, die den Kernprozess unterstuetzen. Professionelle FM-Beschaffung geht ueber den niedrigsten Preis hinaus: Sie steuert auf Wert, Qualitaet und Partnerschaft.
Deutsche Rahmenbedingungen
In Deutschland ist die FM-Beschaffung durch Verbandsnetzwerke wie GEFMA, BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) und IFMA Deutschland Chapter professionalisiert worden. Das Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO) regelt die oeffentliche Beschaffung. Die GEFMA-Richtlinien 100ff. bieten einen Rahmen fuer die Kategorisierung und Spezifikation von FM-Leistungen. Der deutsche FM-Markt wird auf rund 130 Milliarden Euro Umsatz geschaetzt und umfasst sowohl Einzelgewerke als auch integrierte Vertraege. Normen wie DIN EN 15221 unterstuetzen die Standardisierung der Leistungsbeschreibung.
Schlüsselbegriffe
- Ausgabenanalyse
- Analyse aller Facility-Ausgaben nach Kategorie, Lieferant und Vertrag als Grundlage fuer strategische Beschaffungsentscheidungen.
- Make-or-Buy
- Die Abwaegung, ob eine Facility-Dienstleistung intern erbracht oder an einen externen Anbieter ausgelagert wird.
- Leistungsbeschreibung
- Die Beschreibung der geforderten Dienstleistung in Bezug auf Output, Qualitaet und Rahmenbedingungen; Grundlage des Vertrags.
- Lieferantenmarkt
- Die Landschaft der Anbieter in einer bestimmten FM-Kategorie, einschliesslich Marktstruktur, Preisniveaus und Innovationskraft.
- Beschaffungsreife
- Der Professionalisierungsgrad der Beschaffungsfunktion, von operativem Bestellen bis hin zu strategischem Partnermanagement.
So funktioniert es
FM-Beschaffung folgt einem Prozess mit vier Phasen: Spezifizieren, Selektieren, Kontrahieren und Managen. In der Spezifikationsphase uebersetzen Sie den Bedarf der Organisation in eine Leistungsbeschreibung. Dies erfordert enge Abstimmung mit dem internen Kunden: Was erwarten Mitarbeitende von der Reinigung, der Catering-Versorgung, den Arbeitsplatzleistungen?
In der Selektionsphase erkunden Sie den Lieferantenmarkt und laden Anbieter zur Angebotsabgabe ein. Die Auswahl bewertet Preis, Qualitaet, Nachhaltigkeit und Innovationskraft. Bei oeffentlichen Auftraggebern unterliegt diese Phase dem Vergaberecht (VgV, UVgO). Bei privaten Organisationen besteht mehr Freiheit, aber ein strukturiertes Verfahren liefert bessere Ergebnisse.
Nach der Zuschlagserteilung folgt die Vertragsphase: die Festlegung von Vereinbarungen zu Leistungen, Preisen, Berichterstattung und Bewertung. Die vierte Phase, das Vertragsmanagement, ist die laengste und entscheidendste. Hier stellen Sie sicher, dass der Lieferant das Vereinbarte liefert und der Vertrag mit den veraenderten Beduerfnissen mitwachst.
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