Benchmark-Analyse: FM-Kosten im Vergleich

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland bieten die GEFMA-Richtlinie 200 (Kosten im Facility Management) und das CAFM-Benchmarking-Projekt des GEFMA Kennzahlensysteme für den Kostenvergleich. Das Lünendonk-Institut veröffentlicht jährlich Marktanalysen und Kostenbenchmarks für den deutschen FM-Markt. Die DIN 277 (Grundflächen und Rauminhalte von Bauwerken) definiert Flächen als Basis für Kennzahlenberechnungen, vergleichbar mit der niederländischen NEN 2580. Die AMEV-Richtlinien stellen für öffentliche Gebäude Kostenkennwerte bereit. Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) publiziert Benchmarking-Daten für öffentliche Liegenschaften.

Schlüsselbegriffe

Benchmark

Ein standardisierter Vergleich von Kosten, Leistungen oder Qualität mit einer Referenzgruppe: Marktdurchschnitt, Best Practice oder vergleichbare Organisationen.

Kennzahl

Eine standardisierte Verhältniszahl, die Vergleiche ermöglicht: Kosten pro Quadratmeter, Kosten pro Arbeitsplatz, Kosten pro VZÄ (Vollzeitäquivalent).

GEFMA 200

Deutsche Richtlinie zur Kostengliederung im Facility Management. Strukturiert FM-Kosten nach Leistungsbereichen und dient als Grundlage für Kostenvergleich und Benchmarking.

Peer Group

Die Gruppe von Organisationen, mit der verglichen wird: gleiche Branche, Größe, Region oder Gebäudetyp. Die Zusammensetzung der Peer Group bestimmt die Relevanz des Benchmarks.

Best Practice

Die Arbeitsweise oder Leistung der am besten performenden Organisationen im Benchmark. Nicht der Durchschnitt, sondern das erreichbare Optimum.

Anwendung in der Praxis

Der Ausgangspunkt des Benchmarkings ist die Strukturierung der eigenen Kosten nach GEFMA 200. Diese Richtlinie gliedert FM-Kosten in definierte Leistungsbereiche: Flächenmanagement, Reinigung, Sicherheit, Verpflegung usw. Durch die Darstellung der Kosten pro Leistungsbereich als Kennzahlen (Kosten pro m², pro Arbeitsplatz, pro VZÄ) werden sie mit externen Quellen vergleichbar.

Vergleichen Sie anschließend Ihre Kennzahlen mit verfügbaren Benchmarks. Der Lünendonk-Bericht publiziert jährlich Marktdurchschnitte pro Kostenbereich; GEFMA-Arbeitsgruppen bieten branchenspezifische Vergleiche. Achten Sie nicht nur auf den Durchschnitt, sondern auch auf die Streuung: Wenn Ihre Reinigungskosten im dritten Quartil liegen, besteht wahrscheinlich Einsparpotenzial.

Benchmarking-Ergebnisse sind ein Ausgangspunkt für Analysen, keine abschließende Schlussfolgerung. Höhere Kosten als der Durchschnitt können berechtigt sein, wenn die Dienstleistung oder das Gebäude komplexer ist. Niedrigere Kosten können auf Unterinvestition hindeuten. Nutzen Sie den Benchmark als Anlass für das richtige Gespräch: Warum weichen wir ab, und ist das bewusst? Präsentieren Sie Benchmark-Ergebnisse Geschäftsführung und Auftraggebern, um strategische FM-Entscheidungen zu begründen.