Desk-Sharing-Verhältnis berechnen: Formel und Benchmarks

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland orientieren sich Unternehmen häufig an Vorgaben des Bundesministeriums des Innern für Bundesbehörden sowie an Empfehlungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA). Die DIN 277 legt Grundflächendefinitionen fest, die für präzise Verhältnisberechnungen unerlässlich sind. Das Fraunhofer-Institut IAO hat in der Studie 'Office 21' Benchmarks für Arbeitsplatzverhältnisse in deutschen Unternehmen erhoben. Die ArbStättV § 2 regelt Mindestanforderungen an Arbeitsplätze, die auch bei geteilten Plätzen einzuhalten sind. Deutsche Großunternehmen wie SAP und Deutsche Telekom haben im Zuge ihrer hybriden Arbeitsprogramme Verhältnisse zwischen 0,5 und 0,75 eingeführt.

Schlüsselbegriffe

Desk-Sharing-Verhältnis

Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze geteilt durch die Anzahl der VZÄ, die diese nutzen.

Auslastungsgrad

Prozentualer Anteil der Arbeitsplätze, der zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich genutzt wird.

Spitzenfaktor

Das Verhältnis zwischen der Belegung am verkehrsreichsten Tag und der durchschnittlichen Belegung.

DIN 277

Deutsche Norm für die Messung von Grundflächen und Rauminhalten von Gebäuden — Grundlage für m²-Berechnungen im Flächenmanagement.

Überbereitstellung

Bewusstes Anbieten von mehr Arbeitsplätzen als die durchschnittliche Auslastung erfordert, als Puffer für Spitzentage.

Anwendung in der Praxis

Die Grundformel ist einfach: Zählen Sie die Arbeitsplätze und teilen Sie durch die Anzahl der VZÄ. Ein belastbares Verhältnis erfordert aber mehr Differenzierung. Messen Sie zunächst die tatsächliche Auslastung über mindestens vier Wochen. Nutzen Sie Badge-Daten, Sensoren oder manuelle Zählungen zu unterschiedlichen Tageszeiten.

Berechnen Sie anschließend die durchschnittliche Belegung und die Spitzenbelegung. Das Verhältnis muss mindestens die Spitzenbelegung abdecken, zuzüglich einer Marge von 10 bis 15 Prozent. Bei einer Organisation mit einer Spitzenbelegung von 65 Prozent ergibt sich ein Verhältnis von rund 0,75. Liegt man darunter, stehen Mitarbeitende an Stoßzeiten ohne Platz da — und das Vertrauen in das System schwindet schnell.

Berücksichtigen Sie Wachstum, saisonale Muster und abteilungsspezifische Unterschiede. Ein Außendienstteam mit vielen Außendienstmitarbeitenden benötigt ein niedrigeres Verhältnis als eine Finanzabteilung, die überwiegend im Büro arbeitet. Kombinieren Sie das Gesamtverhältnis stets mit einer Analyse pro Etage oder Zone, um lokale Engpässe zu vermeiden.