Die FM-Rolle bei Büroimmobilien-Entscheidungen

Deutsche Rahmenbedingungen

Die DIN EN ISO 41001 (FM-Managementsystem) macht die strategische Ausrichtung am Organisationsziel zur Kernanforderung. Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) bezieht FM-Berater bei Standortentscheidungen für Bundesbehörden ein. Der gif (Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung) und die RealFM-Vereinigung positionieren FM ausdrücklich als strategischen Partner bei Immobilienentscheidungen. Das CAFM-Handbuch (GEFMA 400-Reihe) beschreibt, wie operative Daten für Portfolioentscheidungen aufbereitet werden.

Schlüsselbegriffe

Immobilienportfolio

Gesamtübersicht aller Bürostandorte, Mietverträge und Flächengrößen einer Organisation.

Total Cost of Occupancy (TCO)

Alle Nutzungskosten zusammengerechnet: Miete, Energie, Instandhaltung, Facility-Dienstleistungen und Umbaukosten.

Standortprofil

Beschreibung eines Bürostandorts einschließlich Erreichbarkeit, Ausstattung, Erhaltungszustand und Belegungsdaten.

Make-or-Buy-Analyse

Abwägung zwischen Eigenerbringung und Auslagerung von Facility-Dienstleistungen an einem neuen oder umgestalteten Standort.

Break-Klausel

Vertragliche Option zur vorzeitigen Beendigung eines Mietverhältnisses, relevant bei Schrumpfungsszenarien in der Portfolioplanung.

Schritt für Schritt vorgehen

Sorgen Sie dafür, dass Sie als FM-Manager am Tisch sitzen, sobald über Büroimmobilien gesprochen wird – nicht erst, nachdem die Unterschrift gesetzt ist. Bringen Sie Belegungsdaten, Betriebskosten und Nutzerzufriedenheitswerte als Input in die Entscheidungsfindung ein. Diese operativen Erkenntnisse ergänzen die finanziellen und strategischen Überlegungen von Geschäftsleitung und Immobilienabteilung.

Bei der Standortwahl beurteilen Sie die facilitative Machbarkeit. Ist das Gebäude für eine Activity-Based-Working-Einrichtung geeignet? Sind die technischen Installationen für hybrides Arbeiten mit schwankender Belegung ausreichend? Wie hoch sind die Betriebskosten im Vergleich zum aktuellen Standort? Ein Objekt mit günstigerer Miete, aber veralteter Gebäudetechnik kann teurer werden als ein hochwertigeres Gebäude mit modernen Systemen.

Bei der Neugestaltung bestehender Standorte steuern Sie auf Basis von Belegungsdaten. Welche Etagen sind unterbeleget? Wo ist der Besprechungsraumdruck am höchsten? Welche Zonen funktionieren nicht? Präsentieren Sie Szenarien mit Kosten und Nutzen. FM, das in Zahlen spricht, wird ernster genommen als FM, das in Beschwerden spricht.