FM und HR: hybride Arbeitsrichtlinien gemeinsam gestalten

Deutsche Rahmenbedingungen

In deutschen Organisationen sind HR und FM traditionell getrennte Abteilungen mit eigenen Budgets und Berichtslinien. Der Deutsche Verband für Human Resources Management (DGFP) und GEFMA haben gemeinsam auf die Notwendigkeit integrierter Zusammenarbeit bei hybriden Arbeitsmodellen hingewiesen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales betont in seinen Leitfäden zur mobilen Arbeit die Notwendigkeit ressortübergreifender Koordination. Betriebsvereinbarungen zum hybriden Arbeiten nach BetrVG § 87 erfordern typischerweise Beiträge aus HR, FM und IT. Branchenverbände wie BDA (Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände) und DGB haben gemeinsame Empfehlungsrahmen für hybride Arbeit entwickelt.

Schlüsselbegriffe

Integrierte Arbeitsplatzrichtlinie

Richtlinie, die HR-, FM- und IT-Aspekte der Arbeitsumgebung im Zusammenhang behandelt.

Homeoffice-Ausstattungspaket

Standardset an Hilfsmitteln, das der Arbeitgeber für den Homeoffice-Arbeitsplatz bereitstellt, verwaltet von FM.

Onboarding Arbeitsplatz

Der FM-Teil der Einarbeitungszeit: Arbeitsplatz, Zugangsausweis, IT-Ausstattung und Gebäudeführung.

Mitbestimmungsrecht Betriebsrat

Recht des Betriebsrats, bei Regelungen zu Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten mitzubestimmen, gemäß BetrVG § 87.

Schrittweise Vorgehensweise

Beginnen Sie mit der Einrichtung eines gemeinsamen Projektteams. Binden Sie mindestens einen FM-Manager, einen HR-Berater und einen IT-Vertreter ein. Definieren Sie, wer für welchen Bereich verantwortlich ist: HR für vertragliche Vereinbarungen und Vergütungen, FM für Fläche und Ausstattung, IT für Technologie und Konnektivität.

Entwickeln Sie gemeinsame KPIs. Ein Beispiel: Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Arbeitsplatz (EX-Score), Flächeneffizienz und Reaktionszeit auf FM-Anfragen. Berichten Sie diese KPIs monatlich an beide Abteilungsleiter. Gemeinsame Kennzahlen verhindern, dass HR bei Homeoffice-Ausstattung spart, während FM in Bürooptimierung investiert.

Organisieren Sie ein monatliches Abstimmungsgespräch. Besprechen Sie Veränderungen in der Personalstruktur, neue Teams, Umzüge und Richtlinienaktualisierungen. Hybrides Arbeiten ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Veränderungsprozess. Nur mit strukturierter Zusammenarbeit bleibt die Richtlinie aktuell und umsetzbar.