Homeoffice-Pauschale: steuerliche Regelungen und FM-Rolle

Deutsche Rahmenbedingungen

Die Homeoffice-Pauschale ist im Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Abs. 5 Nr. 6b und § 9 Abs. 5 geregelt. Seit dem Jahressteuergesetz 2022 können Arbeitnehmer 6 Euro pro Homeoffice-Tag als Werbungskosten absetzen, maximal 1.260 Euro pro Jahr (210 Arbeitstage). Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern eine steuerfreie Erstattung für Arbeitsmittel wie Bürostuhl, Monitor und ergonomisches Zubehör gemäß § 3 Nr. 50 EStG gewähren, sofern diese ausschließlich beruflich genutzt werden. Die ArbStättV regelt in § 2 Abs. 7 und Anhang 6, welche Ausstattungsstandards für Telearbeitsplätze gelten. Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat Schreiben zu Homeoffice-Aufwendungen herausgegeben, die als Leitlinie für Arbeitgeber dienen.

Schlüsselbegriffe

Homeoffice-Pauschale

Steuerliche Regelung, die Arbeitnehmern erlaubt, Kosten für das Arbeiten zu Hause als Werbungskosten abzuziehen oder die Arbeitgeber steuerfrei erstatten können.

Werbungskosten

Beruflich veranlasste Ausgaben, die steuerlich abzugsfähig sind. Homeoffice-Kosten können hierunter fallen.

Homeoffice-Tag

Tag, an dem der Arbeitnehmer nicht zur festen Arbeitsstätte fährt und von zu Hause oder woanders arbeitet.

Arbeitsmittel

Geräte und Einrichtungsgegenstände, die zur beruflichen Nutzung dienen und steuerfrei vom Arbeitgeber gestellt oder erstattet werden können.

Was das Gesetz verlangt

Sie können als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitenden Arbeitsmittel für den Homeoffice-Arbeitsplatz steuerfrei überlassen oder erstatten, sofern sie ausschließlich beruflich genutzt werden. Die Homeoffice-Pauschale können Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten geltend machen; Arbeitgeber haben die Möglichkeit, eine steuerfreie Sachleistung zu erbringen.

Darüber hinaus können Sie als Arbeitgeber ergonomische Arbeitsmittel steuerfrei bereitstellen, soweit die ArbStättV dies erfordert und die Bereitstellung im Rahmen des Arbeitsschutzmanagements erfolgt. Denken Sie an Bürostühle, Bildschirme, Tastaturen und Mäuse. Voraussetzung ist, dass die Ausstattung mit der Gefährdungsbeurteilung zusammenhängt.

Für das Facility Management ergeben sich zwei Konsequenzen. Erstens müssen Sie gemeinsam mit HR festlegen, welche Homeoffice-Ausstattung bereitgestellt, erstattet oder als Leihgabe vergeben wird. Zweitens müssen Sie ein Erfassungssystem einrichten oder an HR-Systeme anknüpfen, um zu verfolgen, wer welche Ausstattung erhalten hat. Bei Austritt werden bereitgestellte Mittel zurückgefordert oder abgebucht.