Hotdesking einführen: vom Pilotprojekt zum Rollout

Deutsche Rahmenbedingungen

Hotdesking ist in Deutschland bei Behörden, professionellen Dienstleistern und Technologieunternehmen weit verbreitet. Die ArbStättV verlangt, dass jeder gemeinsam genutzte Arbeitsplatz denselben ergonomischen Standards genügt wie ein fester Platz (§ 3 i.V.m. Anhang 6). Das Betriebsverfassungsgesetz § 87 Abs. 1 Nr. 7 gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Die DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) hat Empfehlungen zur ergonomischen Gestaltung von geteilten Büroarbeitsplätzen veröffentlicht. Bei der Einführung von Hotdesking sind Sicherheitsgefährdungsbeurteilungen nach ArbSchG § 5 verpflichtend.

Schlüsselbegriffe

Hotdesking

Arbeitsplatzkonzept ohne feste Zuweisung, bei dem Mitarbeitende bei Ankunft einen freien Platz wählen.

Clean-Desk-Protokoll

Verbindliche Vereinbarung, dass der Arbeitsplatz nach Nutzung vollständig aufgeräumt wird.

Spindzone

Aufbewahrungsbereich mit persönlichen Schließfächern als Ersatz für feste Büroschubladen.

Akzeptanzgrad

Prozentualer Anteil der Mitarbeitenden, der das Hotdesking-System tatsächlich gemäß den Vereinbarungen nutzt.

Schrittweise Vorgehensweise

Starten Sie mit einem Pilotprojekt auf einer Etage oder in einem Team. Statten Sie den Pilotbereich mit ausreichend Schließfächern, einem Buchungssystem und klaren Verhaltensregeln aus. Kommunizieren Sie, dass es sich um einen Test handelt und dass Feedback willkommen ist. Messen Sie Belegungsgrad, Beschwerdezahl und Akzeptanzgrad über mindestens sechs Wochen.

Die zwei größten Widerstände sind der Verlust persönlichen Raums und Hygiene. Bieten Sie geräumige Schließfächer an, in die eine Laptoptasche, Schuhe und persönliche Gegenstände passen. Entwickeln Sie ein Reinigungsprotokoll, bei dem Arbeitsplätze mindestens täglich gereinigt werden und Mitarbeitende beim Verlassen ein Desinfektionstuch verwenden. Stellen Sie Spender in jeder Reihe auf.

Nach dem Pilotprojekt evaluieren und anpassen Sie. Häufige Anpassungen sind mehr Konzentrationsbereiche, bessere Wegweiser und Anpassung der Buchungsregeln. Rollen Sie anschließend etappenweise pro Etage aus, nicht auf einmal für das gesamte Gebäude. Bestimmen Sie auf jeder Etage einen Floorhost, der Fragen beantwortet und die Einhaltung des Clean-Desk-Protokolls überwacht.