Raumbuchungsportale: Vergleich und Auswahl

Deutsche Rahmenbedingungen

Der deutsche Markt kennt spezialisierte Anbieter wie Condeco, Joan, Flowscape und TimeMoto, neben internationalen Anbietern wie Robin, Envoy und Tribeloo. Microsoft Places integriert Raumbuchung in Microsoft 365, was für Deutschland mit seiner hohen Microsoft-365-Verbreitung besonders relevant ist. Bei öffentlichen Aufträgen gilt die VgV (Vergabeverordnung) und das GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Die DSGVO und das BITKOM-Datenschutz-Kompendium setzen den Rahmen für datenschutzkonforme Buchungssysteme. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) verlangt ab 2025 digitale Barrierefreiheit für bestimmte Softwareprodukte.

Schlüsselbegriffe

Raumbuchungsportal

Webanwendung oder App, mit der Mitarbeitende Arbeitsplätze und Räume buchen, ändern und stornieren können.

Grundrissintegration

Visueller Grundriss im Portal, auf dem verfügbare und belegte Plätze angezeigt werden.

Kalender-Synchronisation

Automatische Kopplung zwischen dem Buchungssystem und dem Kalender des Mitarbeitenden.

Single Sign-on

Authentifizierungsmethode, bei der der Mitarbeitende mit einem einzigen Satz Anmeldedaten Zugang zum Portal hat.

Wayfinding

Digitale Wegeleitung im Gebäude zum gebuchten Arbeitsplatz oder Raum.

Anwendung in der Praxis

Erstellen Sie eine Liste von Must-haves, bevor Sie Systeme vergleichen. Die vier wesentlichen Funktionen sind: Kalender-Synchronisation mit Microsoft 365 oder Google Workspace, ein visueller Grundriss, Auto-Release bei No-Show und Reporting für Belegungsanalysen.

Testen Sie in der engeren Auswahl stehende Systeme mit einer Pilotgruppe von 30 bis 50 Mitarbeitenden. Achten Sie nicht nur auf Funktionsumfang, sondern auch auf Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Ein Portal, das drei Klicks für eine Schreibtischbuchung braucht, verliert gegenüber einem Konkurrenten, der das in einem Schritt ermöglicht. Befragen Sie die Pilotgruppe nach vier Wochen zu ihren Erfahrungen.

Beurteilen Sie die Integrationsmöglichkeiten. Das Portal muss mit dem Gebäudemanagementsystem für die Zugangskontrolle und mit dem FMIS für Meldungen verbunden werden können. Eine offene API ist dabei wichtiger als eine lange Liste von Standardintegrationen. Berücksichtigen Sie die Kosten: Lizenzmodelle variieren von pro Nutzer pro Monat bis zu pro Arbeitsplatz pro Jahr. Berechnen Sie die Gesamtkosten über fünf Jahre einschließlich Implementierung, Schulung und Wartung.