Belegungssensoren für das Arbeitsplatzmanagement

Deutsche Rahmenbedingungen

In deutschen Bürogebäuden ist die durchschnittliche Arbeitsplatzbelegung nach der Corona-Pandemie auf 40–60 % gesunken. Anbieter wie Workplace Analytics, Freiraum oder internationale Anbieter (Mapiq, Spacewell) bieten Belegungsmessung als Service an. Die DSGVO verlangt, dass Belegungsdaten nicht auf einzelne Personen zurückführbar sein dürfen. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) und die Landesdatenschutzbehörden haben Leitlinien zur Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz veröffentlicht. Die ArbStättV enthält Anforderungen an Arbeitsplatzbedingungen, die durch Belegungsdaten verbessert werden können.

Schlüsselbegriffe

PIR-Sensor

Passiver Infrarotsensor. Erkennt Bewegung über Infrarotstrahlung. Günstig und einfach, registriert aber nur Anwesenheit (ja/nein), nicht die Personenanzahl.

Radarsensor

Sensor, der Bewegung und Anwesenheit über Radiowellen erkennt. Wirkt durch Hindernisse und kann mehrere Personen unterscheiden.

Optischer Zähler

Kamerabasiertes System, das Personen an Eingängen oder in Räumen zählt. Verarbeitet Bilder lokal (Edge Computing), um datenschutzsensible Rohdaten nicht zu übertragen.

Under-Desk-Sensor

Kleiner Sensor unter dem Schreibtisch, der per Wärmedetektion registriert, ob der Arbeitsplatz belegt ist. Datenschutzfreundlich: keine Kamera, keine Personenidentifikation.

Heatmap

Visuelle Darstellung von Belegungsdaten auf einem Grundriss. Zeigt farblich, welche Zonen in einem Zeitraum stark oder wenig genutzt werden.

Anwendung in der Praxis

Wählen Sie den Sensortyp auf Basis der Frage, die Sie beantworten wollen. Möchten Sie wissen, ob ein Besprechungsraum belegt ist? Ein PIR-Sensor reicht. Möchten Sie wissen, wie viele Personen darin sitzen (für die Lüftungssteuerung)? Nutzen Sie einen Radarsensor oder optischen Zähler. Möchten Sie je Arbeitsplatz messen? Under-Desk-Sensoren sind die datenschutzfreundlichste Option.

Planen Sie die Installation sorgfältig. Sensoren in Besprechungsräumen und Flex-Arbeitsplätzen liefern den größten Nutzen. Messen Sie mindestens drei Monate, bevor Sie Schlüsse ziehen: Muster werden erst über längere Zeiträume sichtbar. Kombinieren Sie Belegungsdaten mit anderen Quellen: Buchungssysteme (geplante vs. tatsächliche Belegung), WLAN-Verbindungen (anonyme Zählungen) und Energieverbrauch.

Nutzen Sie die Daten für konkrete Maßnahmen. Besprechungsräume, die strukturell freitags leer stehen, werden nicht mehr beheizt oder beleuchtet. Etagen mit unter 30 % Belegung werden konzentriert genutzt. Die Reinigung wird auf tatsächliche Nutzung statt feste Routinen ausgerichtet. Berichten Sie die Erkenntnisse an das Management als Grundlage für Flächenentscheidungen.