Schulverpflegung: Ausschreibung durch Kommunen

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland sind Kommunen als Schulträger für die Bereitstellung der Schulverpflegung zuständig, insbesondere für Schulen in öffentlicher Trägerschaft. Das Bildungs- und Teilhabepaket (BuT, § 28 SGB II) finanziert die Schulverpflegung für einkommensschwache Kinder. Die UVgO und VgV regeln die Vergabe. Das Kompetenzzentrum KOINNO und die Vernetzungsstellen Schulverpflegung der Länder bieten Musterleistungsverzeichnisse. Einige Großstädte wie Berlin, Hamburg und München haben großflächige Ausschreibungen für Schulverpflegung durchgeführt.

Schlüsselbegriffe

BuT-Förderung

Bundesfinanzierung für Schulverpflegung einkommensschwacher Kinder nach § 28 SGB II; Kommunen beantragen die Mittel beim Jobcenter.

Beschränkte Ausschreibung

Vergabeverfahren, bei dem die Kommune mindestens drei Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auffordert; unterhalb der EU-Schwellenwerte zulässig.

Los

Abschnitt einer Ausschreibung, z. B. nach Stadtbezirk, Schulform oder Verpflegungsart.

Mobilisierungszeit

Zeitraum zwischen Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn, in dem der Caterer Personal, Logistik und Lieferanten einsetzt.

Soziale Kriterien

Anforderungen an den Caterer bezüglich Social Return, regionaler Beschaffung und Einsatz sozialer Unternehmen.

Anwendung in der Praxis

Beginnen Sie mit einer Bedarfserhebung. Wie viele Schulen nehmen teil? Wie viele Schülerinnen und Schüler pro Schule? Welche Küchenausstattung ist vorhanden? Bei vielen Grundschulen fehlt eine Küche, sodass Mahlzeiten extern zubereitet und warm oder kalt angeliefert werden müssen. Diese logistische Realität bestimmt, welcher Caterertyp benötigt wird.

Strukturieren Sie die Ausschreibung in Lose. Teilen Sie nach Stadtbezirk oder Region auf, damit auch kleinere lokale Caterer bieten können. Nehmen Sie in das Leistungsverzeichnis auf: Ernährungsstandards (DGE-Qualitätsstandards), Allergiemanagement, Lieferfrequenz und -zeiten, Verpackungsanforderungen (nachhaltig, Portionsgröße nach Alter), Berichtspflichten und Social-Return-Anforderungen.

Zuschlag auf Basis des wirtschaftlich günstigsten Angebots (MEAT) funktioniert gut bei Schulverpflegung: Preis (40 %), Menüqualität und Ernährungsstandards (30 %), Nachhaltigkeit/Social Return (30 %). Fordern Sie eine Probemahlzeit als Teil der Wertung an. Planen Sie eine Mobilisierungszeit von mindestens acht Wochen, damit der Caterer Lieferanten kontraktieren und die Logistik einrichten kann. Schließen Sie ab mit einer Evaluation nach dem ersten Quartal und einem jährlichen Audit zu Ernährungsstandards und Gästezufriedenheit.