Sanitärdienstleistungen ausschreiben: Checkliste und Entscheidungshilfen

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland gelten für öffentliche Auftraggeber das GWB und die VgV bei der Vergabe von Sanitärdienstleistungen. Das RAL-Gütezeichen Gebäudereiniger-Handwerk ist ein anerkanntes Qualitätsmerkmal bei der Lieferantenauswahl. GEFMA 700 gibt Empfehlungen zur Vertragsgestaltung im FM. ISO 9001 und das OSB-Gütezeichen (Niederlande) sind gängige Qualitätszertifizierungen; in Deutschland sind DIN EN ISO 9001 und branchenspezifische Gütesiegel des Bundesinnungsverbands des Gebäudereiniger-Handwerks (BIV) maßgeblich.

Schlüsselbegriffe

Leistungsabgrenzung

Klare Definition, welche Sanitärleistungen im eigenen Regie-Betrieb verbleiben und welche an einen externen Dienstleister vergeben werden.

Losaufteilung

Entscheidung, Sanitärdienstleistungen als eigenständiges Vergabelos oder integriert in das Gesamtreinigungslos auszuschreiben.

Eignungsprüfung

Bewertung der fachlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Eignung eines Bieters vor der inhaltlichen Angebotsbewertung.

Probezeit

Vereinbarter Zeitraum zu Vertragsbeginn mit engmaschigem Monitoring und definierten Evaluierungspunkten zur Überprüfung der Leistungsqualität.

Transitplan

Strukturierter Plan für den Übergang von der bisherigen zur neuen Sanitärdienstleistung, inkl. Übergabe von Dispensern, Beständen und Gebäudewissen.

Schritt für Schritt: Die richtige Vorgehensweise

Beginnen Sie mit einer internen Bedarfsermittlung. Inventarisieren Sie alle Sanitäreinrichtungen, das bisherige Serviceniveau, bestehende Schwachstellen und gewünschte Verbesserungen. Entscheiden Sie, ob Sie Sanitär als eigenständiges Los vergeben oder in das Gesamtreinigungslos integrieren. Erstellen Sie ein Leistungsverzeichnis, das präzise genug ist, um Angebote vergleichbar zu machen.

Wählen Sie drei bis fünf Anbieter anhand klarer Kriterien: relevante Branchenerfahrung, Zertifizierungen (RAL-Gütezeichen, ISO 9001), Referenzen in vergleichbaren Einrichtungen und wirtschaftliche Stabilität. Laden Sie sie zu einem Geländebesuch ein, damit sie ihr Angebot auf realistischen Annahmen aufbauen. Ein Angebot ohne Ortsbegehung ist selten belastbar.

Bewerten Sie die Angebote nach Total Cost of Ownership, nicht nur nach dem Monatspreis. Vergleichen Sie, was enthalten ist: Dispenser, Nachfüllmaterial, Wartung, Ersatz bei Defekten, Berichterstattung. Vereinbaren Sie eine Probezeit von drei Monaten mit definierten Evaluierungspunkten. Erstellen Sie einen Transitplan, der den Übergang von der aktuellen zur neuen Dienstleistung beschreibt – inklusive Übergabe von Dispensern, Beständen und Gebäudewissen.