Besuchermanagement-Systeme im Vergleich

Deutsche Rahmenbedingungen

Die DSGVO gilt für Besucherregistrierung: Name, Unternehmen, Zeitpunkt und Ansprechpartner sind personenbezogene Daten, die zweckgebunden verarbeitet werden müssen. Das BfDI und die Landesdatenschutzbehörden haben bekräftigt, dass das Kopieren von Personalausweisen von Besuchern in den meisten Fällen unverhältnismäßig ist. ISO 27001 Annex A.7.2 fordert eine geregelte Besucherkontrolle für Bereiche mit Informationsverarbeitung. Anbieter wie Proxyclick (Brivo), Envoy, Lobbytrack und regionale Lösungen sind auf dem deutschen Markt aktiv.

Schlüsselbegriffe

Vorregistrierung

Vorherige Anmeldung eines Besuchers durch den Gastgeber, sodass der Besucher bei Ankunft bereits im System erfasst ist.

Selbstanmeldekiosk

Selbstbedienungspunkt in der Eingangshalle, an dem Besucher sich über einen Touchscreen registrieren, einen Ausweis erhalten und den Gastgeber benachrichtigen.

Besucherausweis

Temporärer Zugangsausweis, der dem Besucher Zutritt zu bestimmten Bereichen für die Dauer des Besuchs gewährt.

NDA-Unterzeichnung

Funktion, bei der der Besucher bei der Anmeldung digital eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnet – relevant für F&E-Standorte und Anwaltskanzleien.

Sperrliste

Liste von Personen, die keinen Zutritt erhalten sollen. Das System warnt den Empfang, wenn ein registrierter Name auf der Liste erscheint.

Anwendung in der Praxis

Das Papiergästebuch ist überraschend verbreitet, hat aber gravierende Nachteile: Besucherdaten sind für nachfolgende Besucher einsehbar (DSGVO-Verstoß), es gibt keine Verknüpfung mit dem Zugangssystem und die Daten sind nicht digital durchsuchbar. Der Wechsel zu einem digitalen System ist für die meisten Organisationen ein logischer Schritt.

Die Basisvariante ist ein tabletbasiertes System am Empfangstresen. Der Besucher gibt Name und Unternehmen ein, der Gastgeber erhält eine Benachrichtigung und die Registrierung wird digital gespeichert. Die Kosten sind gering (ca. 100–200 Euro pro Monat für eine SaaS-Lizenz) und die Implementierung dauert einen Tag. Geeignet für Organisationen mit weniger als 50 Besuchern täglich.

Für größere Standorte oder erhöhte Sicherheitsanforderungen bietet eine integrierte Plattform mehr Möglichkeiten: Vorregistrierung per E-Mail, QR-Code-Check-in, automatischer Ausweisdruck, Verknüpfung mit dem Gebäudezugangssystem und Besucheranalytics. Der Besucher erhält vorab eine E-Mail mit Wegbeschreibung, Parkinformationen und einem QR-Code. Bei Ankunft scannt er den Code, der Ausweis wird gedruckt und der Gastgeber erhält eine Benachrichtigung. Nach dem Besuch wird der Ausweis automatisch deaktiviert.