Zugangskontrolle in Multi-Tenant-Gebäuden

Deutsche Rahmenbedingungen

Multi-Tenant-Gebäude sind in deutschen Büromärkten wie Frankfurt, München, Hamburg und Berlin die Regel. Die Verantwortungsteilung wird im Mietvertrag und einer Demarkationsliste geregelt. Die GEFMA 100-Richtlinienreihe gibt Empfehlungen für den FM-Leistungsumfang in multi-tenant Immobilien. Die DIN 277 regelt Grundflächen und Rauminhalte als Grundlage für die Flächen- und Nutzungszuweisung. Das Hausrecht liegt beim Eigentümer bzw. dem beauftragten Property Manager für Gemeinschaftsbereiche, bei den Mietern für ihre Mietflächen.

Schlüsselbegriffe

Demarkationsliste

Dokument, das festlegt, welche Gebäudeteile und Anlagen in der Verantwortung des Vermieters und welche in der des Mieters liegen.

Gemeinschaftsbereich

Von allen Mietern genutzte Flächen: Foyer, Aufzüge, Treppenhaus, Tiefgarage, Fahrradstellplatz.

Mieterbereich

Die angemietete Nutzfläche, zu der ausschließlich Mitarbeitende und Besucher des jeweiligen Mieters Zugang haben.

Gebäudemanagement-Gesellschaft

Organisation, die im Auftrag des Eigentümers das Management der gemeinsamen Gebäudeteile übernimmt, einschließlich der Basis-Zugangskontrolle.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

Beginnen Sie mit der Demarkation. Legen Sie klar fest, wo die Verantwortung des Gebäudeeigentümers endet und die des Mieters beginnt. Typischerweise verwaltet der Eigentümer den Zugang zu Gemeinschaftsbereichen (Eingang, Tiefgarage) und der Mieter den Zugang zur eigenen Etage oder Einheit. Stellen Sie sicher, dass diese Aufteilung schriftlich festgehalten ist, einschließlich der Kostentragung für Leser, Ausweise und das Verwaltungssystem.

Wählen Sie ein Zugangskontrollsystem, das Multi-Tenant unterstützt. Nicht alle Systeme können mehrere Verwaltungen parallel mit getrennten Berechtigungen führen. Der Gebäudeeigentümer verwaltet das Mastersystem für die Gemeinschaftsbereiche, während jeder Mieter eine eigene Partition für seine Bereiche hat. Ausweise müssen in beiden Systemen funktionieren – entweder über eine gemeinsame Plattform oder über Multi-Applikations-Ausweise, die zwei Berechtigungen enthalten.

Die operative Herausforderung liegt im Besuchermanagement und bei Notfallprozeduren. Ein Besucher muss durch den gemeinsamen Eingang zum richtigen Mieter geleitet werden. Bei einer Evakuierung müssen alle Mieter nach derselben Prozedur vorgehen und das System alle Türen freigeben. Führen Sie mindestens halbjährlich eine gebäudeweite Evakuierungsübung durch und stimmen Sie die Verfahren im Gebäudeausschuss ab.