Catering-Ausschreibung im öffentlichen Sektor

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland regeln das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Vergabeverordnung (VgV) und die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) alle öffentlichen Beschaffungsprozesse. Für Cateringdienstleistungen gilt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge (2024–2025: 221.000 Euro netto für Bundesbehörden, 215.000 Euro für Länder und Kommunen). Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) und das Umweltbundesamt (UBA) publizieren Leitfäden für nachhaltige Ausschreibungen von Cateringdienstleistungen. Das Leitfadenwerk zur Betriebsgastronomie der DGUV enthält Anforderungen an Sicherheit und Gesundheitsschutz.

Schlüsselbegriffe

GWB / VgV

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen und Vergabeverordnung: rechtlicher Rahmen für die öffentliche Vergabe oberhalb der EU-Schwellenwerte.

Schwellenwert

Auftragswert, ab dem ein EU-weites Vergabeverfahren zwingend ist. Für Dienstleistungsaufträge derzeit 221.000 Euro (Bundesbehörden).

Leistungsverzeichnis (LV)

Dokument mit allen Mindestanforderungen an die Cateringdienstleistung, von Öffnungszeiten bis zu Nachhaltigkeitskriterien.

MEAT-Kriterium

Most Economically Advantageous Tender: Zuschlagskriterium, das neben Preis auch Qualität, Nachhaltigkeit und soziale Kriterien berücksichtigt.

Nachhaltige öffentliche Beschaffung (NPB)

Ansatz zur Integration von Umwelt-, Sozial- und Qualitätskriterien in öffentliche Ausschreibungen, gefördert vom Umweltbundesamt.

Anwendung in der Praxis

Starten Sie mindestens neun Monate vor dem gewünschten Vertragsbeginn. Eine EU-weite Ausschreibung für Catering dauert durchschnittlich sechs Monate von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung, zuzüglich drei Monate Mobilisierung für den neuen Caterer. Beginnen Sie mit einer Markterkundung: Laden Sie drei bis fünf Caterer zu einem unverbindlichen Gespräch ein, um die Machbarkeit Ihrer Anforderungen zu prüfen.

Stellen Sie ein Leistungsverzeichnis mit klaren Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien auf. Verwenden Sie das MEAT-Kriterium mit einer Gewichtung von z. B. 40 % Preis, 30 % Qualität (Menügestaltung, Gästezufriedenheit, Personalkonzept) und 30 % Nachhaltigkeit/Social Return. Beziehen Sie die Nachhaltigkeitskriterien des Umweltbundesamts für Cateringdienstleistungen auf dem geforderten Ambitionsniveau ein.

Publizieren Sie die Bekanntmachung auf dem Europäischen Amtsblatt und im Deutschen Ausschreibungsblatt (DTVP / Vergabe24). Nach Eingang der Angebote bewertet ein Team (mindestens drei Personen) die Angebote anhand des vorab festgelegten Bewertungsmodells. Eine Präsentation oder Verkostung als Teil der Wertung ist zulässig, sofern dies in den Vergabeunterlagen vorab dokumentiert ist. Schließen Sie mit einer Informationsfrist von 15 Kalendertagen (Wartefrist gemäß § 134 GWB) ab, bevor Sie den Zuschlag erteilen.