Catering und Homeoffice: Konzept

Deutsche Rahmenbedingungen

Seit der Corona-Pandemie arbeiten in Deutschland rund 24 % der Erwerbstätigen regelmäßig im Homeoffice (IAB, 2025). Die Auslastung von Betriebsrestaurants liegt im Schnitt 25–35 % unter dem Vor-Corona-Niveau. Das Bundesarbeitsgericht hat Homeoffice-Pauschalen im Tarifrecht anerkannt. Die Homeoffice-Pauschale (steuerlich: 6 Euro pro Tag, max. 1.260 Euro/Jahr) deckt anteilig Mehrkosten ab, jedoch nicht als Cateringlösung. Arbeitgeber können zusätzlich über Essensgutscheine (Sachbezugswert) einen Beitrag leisten.

Schlüsselbegriffe

Flexibles Cateringmodell

Cateringkonzept, das sich an die tägliche Auslastung anpasst, z. B. über Vorbestellsysteme oder skalierbare Personaleinsatzplanung.

Homeoffice-Pauschale

Steuerliche Absetzbarkeit von 6 Euro pro Homeoffice-Tag (max. 1.260 Euro/Jahr, ab 2023), gedacht für allgemeine Mehrkosten einschließlich Verpflegung.

Vorbestellsystem

App oder Portal, über das Mitarbeitende ihr Kommen und ihre Mahlzeitwahl im Voraus angeben, damit die Küche gezielt einkaufen kann.

Hospitalitätswert

Der Beitrag des Cateringangebots zur Attraktivität des Büros als Begegnungsort — besonders relevant beim hybriden Arbeiten.

Belegungsprognose

Vorhersage der täglichen Büroauslastung auf Basis von Buchungsdaten, Besprechungskalendern und historischen Mustern.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

Erfassen Sie zunächst die Belegungsmuster. Analysieren Sie drei Monate Zutrittsdaten, um die durchschnittliche Anzahl der Büropräsenztage pro Wochentag zu ermitteln. In den meisten Organisationen ist Dienstag bis Donnerstag am stärksten frequentiert, Montag und Freitag am ruhigsten. Dieses Muster bestimmt Ihr Cateringmodell.

Erwägen Sie ein nach Wochentagen differenziertes Angebot. An frequenzstarken Tagen (>60 % Auslastung) bieten Sie ein vollständiges Restaurantkonzept mit Warmgericht an. An frequenzschwachen Tagen (<40 %) wechseln Sie zu einem leichteren Konzept: Brotbuffet, Grab & Go oder Automaten. Verankern Sie diese Flexibilität im Cateringvertrag mit einem gestaffelten Preismodell.

Für Mitarbeitende im Homeoffice gilt: Über Essensgutscheine (Sachbezugswert 4,13 Euro täglich) können Arbeitgeber einen steuerlich begünstigten Zuschuss leisten. Einige Arbeitgeber bieten ergänzend Mahlzeitboxabonnements oder Restaurantgutscheine über Plattformen wie Sodexo Benefits an. Als Facility Manager lautet Ihre Empfehlung: Konzentrieren Sie das Cateringbudget auf die Büropräsenztage und machen Sie das Betriebsrestaurant so attraktiv, dass es zur Pull-Wirkung des Büros beiträgt.