Cateringvertrag erstellen: Checkliste

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland werden Cateringvertraege bei oeffentlichen Auftraggebern nach dem Vergaberecht (VgV, UVgO) ausgeschrieben. Der DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) und der Bundesverband der Systemgastronomie veroeffentlichen Branchenbedingungen. Nachhaltigkeitskriterien und Social-Return-Klauseln (Besch aeftigung von Menschen mit Behinderung gemaess SGB IX) werden bei oeffentlichen Ausschreibungen zunehmend verpflichtend. Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und der Mindestlohn (MiLoG) sind bei der Vertragsgestaltung und Preiskalkulation zu beachten.

Schlüsselbegriffe

Service-Level-Agreement (SLA)

Vereinbarung ueber das Mindestleistungsniveau des Caterers, z. B. Oeffnungszeiten, Menuegestaltung und Reaktionszeiten bei Beschwerden.

Selbstkostenerstattung plus Marge

Preismodell, bei dem der Auftraggeber die tatsaechlichen Kosten zuzueglich einer festen Marge fuer den Caterer erstattet. Transparent, aber kontrollintensiv.

Festpreis je Couvert

Der Caterer erhaelt einen festen Betrag je verkaufter Mahlzeit. Risiko fuer den Caterer bei niedriger Teilnahme, Vorteil bei hohem Volumen.

Kuendigungsklausel

Vertragsregelung, die festlegt, unter welchen Bedingungen und mit welcher Frist der Vertrag vorzeitig beendet werden kann.

Qualitaetsaudit

Regelmaessige Pruefung von Hygiene, Lebensmittelqualitaet und Service durch den Auftraggeber oder einen unabhaengigen Dritten.

Indexierungsklausel

Vereinbarung ueber jaehrliche Preisanpassung, typischerweise gekoppelt an den Verbraucherpreisindex (VPI) oder Tarifsteigerungen.

Anwendung in der Praxis

Beginnen Sie mit der Erfassung Ihrer internen Anforderungen. Wie viele Mitarbeiter essen taeglich mit? Welches Angebot wuenschen Sie (warme Mahlzeit, Brotlunch, Grab & Go)? Was sind Ihre Nachhaltigkeitsziele? Uebersetzen Sie diese Antworten in ein Lastenheft, das Sie dem Vertrag als Anlage beifuegen.

Der Vertrag selbst enthaelt mindestens folgende Bestandteile: Leistungsumfang, Oeffnungszeiten, Menuerotation, Hygieneanforderungen (mindestens HACCP-zertifiziert), KPIs mit Messmethode und Frequenz, Preismodell und Indexierung, Rechnungsstellung und Zahlungsfristen, Verantwortlichkeiten fuer Inventar und Instandhaltung, personalrechtliche Absprachen (einschliesslich Haftung fuer Mindestloehne), Berichtspflichten, Streitbeilegungsregelung und Kuendigungsklausel.

Planen Sie eine jaehrliche Vertragsevaluierung, in der Sie die KPI-Ergebnisse besprechen. Legen Sie fest, dass der Caterer monatlich ueber Teilnahmequote, Umsatz, Gaestezufriedenheitsbewertungen und Lebensmittelverschwendung berichtet. Nehmen Sie auf, dass Sie das Recht auf unangekuendigte Hygieneaudits haben. Schliessen Sie mit einer klaren Kuendigungsfrist (Standard sechs Monate) und einem Uebergabeprotokoll fuer den Fall eines Cateringwechsels ab.