Kaffeemaschinen: Bewirtschaftung und Vertrag

Deutsche Rahmenbedingungen

Deutsche Büroarbeitnehmer trinken durchschnittlich drei bis vier Tassen Kaffee täglich am Arbeitsplatz. Der Markt für Bürokaffee wird von Anbietern wie Jacobs Douwe Egberts, Selecta Deutschland und Lavazza dominiert. GEFMA-Richtlinie 100 und DIN 77001 bieten den Rahmen für Dienstleistungsverträge im FM. Die Trend geht zu frisch gemahlenem Bohnenkaffee und Barista-Ecken als Hospitalityelement. Nachhaltigkeitszertifizierungen wie Fairtrade, UTZ und Rainforest Alliance sind in der Ausschreibung zunehmend Standard.

Schlüsselbegriffe

Full-Service-Kaffeevertrag

Der Lieferant stellt auf, befüllt, reinigt und wartet die Maschinen. Der Auftraggeber zahlt pro Tasse oder monatlich pauschal.

Leasing plus Bohnen

Der Auftraggeber least die Maschine und bezieht Bohnen vom selben Lieferanten. Wartung ist in der Regel inbegriffen.

Kosten pro Tasse

Gesamtkosten pro ausgegebenem Kaffee, einschließlich Bohnen, Milch, Energie, Wartung und Abschreibung.

Reinigungsfrequenz Automat

Die Häufigkeit, mit der der Automat intern gereinigt wird. Bei hohem Verbrauch mindestens täglich, wöchentlich eine Tiefenreinigung.

Barista-Corner

Bemannter Kaffeepunkt mit professioneller Espressomaschine als Hospitality-Upgrade gegenüber Automaten.

Anwendung in der Praxis

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Wie viele Tassen Kaffee verbraucht Ihre Organisation täglich? Erfassen Sie Anzahl, Alter und Störanfälligkeit der Maschinen. Als Faustregel gilt: ein Vollautomat pro 30–50 Mitarbeitende in einer Büroumgebung. Bei einem durchschnittlichen Verbrauch von drei Tassen pro Person und 500 Mitarbeitenden sind das rund 1.500 Tassen täglich.

Wählen Sie ein Vertragsmodell, das zu Ihrer Organisation passt. Full-Service ist am unkompliziertesten: der Lieferant regelt alles, Sie zahlen einen Festbetrag pro Tasse (0,15–0,30 Euro). Das bietet kalkulierbare Kosten, aber wenig Flexibilität bei Bohnen- oder Maschinenwahl. Leasing plus Bohnen gibt mehr Kontrolle, erfordert aber, dass Sie Befüllungen und Reinigung selbst koordinieren oder einen Servicevertrag abschließen.

Halten Sie im Vertrag fest: Mindest-Uptime (98 %), maximale Reaktionszeit bei Störung (4 Stunden während Bürozeiten), Qualitätsanforderungen an Bohnen (Fairtrade- oder UTZ-zertifiziert), Reinigungsprotokoll und jährliche Preisanpassung. Überwachen Sie Beschwerden über Ihr Meldesystem und besprechen Sie Trends quartalsweise mit dem Lieferanten. Ein gut verwalteter Kaffeevertrag verhindert, dass Kaffee — das meistdiskutierte Thema an jedem Arbeitsplatz — zur täglichen Frustration wird.