Datenmigration zu einem neuen CAFM-System

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland arbeiten viele FM-Organisationen mit Systemen, die seit zehn bis fuenfzehn Jahren im Einsatz sind (Planon, TOPdesk, Ultimo). Die Datenstrukturen und Codierungen sind in dieser Zeit organisch gewachsen und oft nicht mehr konsistent. Oeffentliche Einrichtungen muessen bei der Datenmigration die Anforderungen der Abgabenordnung und des Bundesarchivgesetzes beachten, die Aufbewahrungsfristen und Nachvollziehbarkeit vorschreiben. Das BSI empfiehlt eine strukturierte Datenmigrations-Dokumentation als Teil des IT-Sicherheitskonzepts.

Schlüsselbegriffe

Quellsystem

Das bestehende CAFM-System, aus dem Daten exportiert werden. Die Datenqualitaet des Quellsystems bestimmt massgeblich den Migrationsaufwand.

Datenmapping

Verknuepfung von Feldern aus dem Quellsystem mit Feldern im neuen System. Nicht jedes Feld hat ein direktes Gegenstueck; manche Daten werden transformiert oder zusammengefuehrt.

Datenbereinigung

Korrektur, Ergaenzung und Loeschung von Daten vor der Migration. Fehlerhafte Daten in ein neues System zu migrieren vergroessert das Problem, statt es zu beheben.

Testmigration

Eine Probemigration mit einer Teilmenge oder vollstaendigen Kopie der Daten, um Mapping, Transformationsregeln und Importprozedur zu validieren, bevor die endgueltige Migration erfolgt.

Cutover

Der Zeitpunkt, an dem das alte System abgeschaltet und das neue System in den Produktionsbetrieb geht. Erfordert einen Datenstopp im alten System.

Schritt-fuer-Schritt-Vorgehen

Beginnen Sie die Migrationsvorbereitung, sobald das neue System ausgewaehlt wurde, nicht erst bei der Implementierung. Exportieren Sie die Daten aus dem Quellsystem und fuehren Sie eine Qualitaetsanalyse durch: Wie viele Objekte sind vollstaendig? Welche Felder sind inkonsistent? Wo gibt es Duplikate? Das liefert ein realistisches Bild des erforderlichen Bereinigungsaufwands.

Erstellen Sie anschliessend ein Datenmapping, das jedes relevante Feld aus dem Quellsystem mit dem entsprechenden Feld im neuen System verknuepft. Besprechen Sie das Mapping mit dem Anbieter des neuen Systems -- er kennt die Importanforderungen und gaengigen Fehler. Planen Sie nicht migrierbare Daten (Freitextfelder, Anhaenge in veralteten Formaten) separat.

Fuehren Sie mindestens zwei Testmigrationen durch. Die erste Testmigration zeigt strukturelle Probleme: fehlende Pflichtfelder, Zeichenkodierung, Datumsformate. Die zweite Testmigration validiert die Loesungen. Beziehen Sie Schluessel-Nutzer in die Pruefung ein: Sie erkennen inhaltliche Fehler, die technische Validierung uebersieht. Planen Sie den Cutover in eine ruhige Phase und halten Sie das alte System mindestens drei Monate als Nachschlagesystem verfuegbar.