Raumverwaltung im CAFM: von Grundriss bis Belegung

Deutsche Rahmenbedingungen

In Deutschland bildet die DIN 277 (Grundflaechen und Rauminhalte im Bauwesen) die normative Grundlage fuer die Flaechen erfassung in CAFM-Systemen. Die Richtlinie GEFMA 130 befasst sich mit der Kostenrechnung im FM auf Basis von Flaechen- und Nutzungsdaten. Das Bundesministerium des Innern veroeffentlicht Richtwerte fuer den Flaechen bedarf von Bundesbehoerden. Angesichts der Verbreitung von New Work und hybridem Arbeiten ist die Frage nach der Flaechen effizienz in deutschen Unternehmen aktueller denn je.

Schlüsselbegriffe

Raumerfassung

Das Erfassen aller Raeume mit Merkmalen wie Typ (Buero, Besprechung, Technik), Flaeche, Kapazitaet und Kostenstelle. Grundlage aller Raumanalysen.

Belegungsgrad

Der Anteil der verfuegbaren Kapazitaet, der tatsaechlich genutzt wird. Messung ueber Beobachtung, Sensoren oder Buchungsdaten.

Kostenverrechnung

Zuweisung von Immobilienkosten an Abteilungen auf Basis der Raumnutzung. Das CAFM-Modul berechnet Kosten je Quadratmeter und Abteilung.

Grundrissverw altung

Pflege digitaler Grundrisse im CAFM-System, verknuepft mit Raumdaten. Ermoeg licht visuelle Navigation und Berichterstattung.

DIN 277

Deutsche Norm zur Ermittlung von Grundflaechen und Rauminhalten im Bauwesen. Unterscheidet Brutto-, Netto- und Nutzflaeche. Standard in der CAFM-Raumerfassung.

Anwendung in der Praxis

Das Raumverwaltungsmodul beginnt mit einer vollstaendigen Raumerfassung gemaess DIN 277. Jeder Raum erhaelt eine eindeutige Nummer, einen Typ, eine Flaeche und eine Kapazitaet. Anschliessend verknuepfen Sie Raeume mit Abteilungen, Kostenstellen und gegebenenfalls einzelnen Arbeitsplaetzen. Digitale Grundrisse machen die Informationen visuell zugaenglich.

Belegungsmessungen geben Aufschluss ueber den tatsaechlichen Nutzungsgrad im Verhaeltnis zur zugeteilten Kapazitaet. In vielen Organisationen liegt die durchschnittliche Arbeitsplatzbelegung zwischen 40% und 60%, auch an belebten Tagen. Diese Daten untermauern Entscheidungen ueber die Freigabe von Etagen, die Neugestaltung von Bueroflaechen oder die Einfuehrung von Desksharing.

Die finanzielle Komponente ist haeufig das staerkste Argument fuer die Raumverwaltung. Indem Immobilienkosten auf Basis des tatsaechlichen Verbrauchs verrechnet werden, entsteht ein Anreiz fuer Abteilungen, Flaechen effizient zu nutzen. Das CAFM-Modul generiert periodische Berichte mit Kosten je Quadratmeter, je Abteilung und je Arbeitsplatz. Fuer Geschaeftsfuehrung und Immobilienmanagement ist das die Managementinformation, die FM-Daten in finanzielle Steuerungsgroessen uebersetzt.